Таблицу excel для контроля за исполнением контракта. Контроль исполнения задач в программе MS Outlook

Программа для типографии

Типография – это то место, где автоматизация учета просто необходима! И в этом Вам поможет наш софт для типографии и производства. Важной деталью программы, имеющей калькулятор расчета стоимости, является пользовательское разграничение. Это означает, что для каждого сотрудника типографии, например, менеджера, дизайнера, технолога, снабженца, мастера цеха или руководителя организации, настроены индивидуальные права доступа, позволяющие работать только с тем функционалом, который входит в зону его непосредственных полномочий. Вся основная работы в программе ведется в определенных модулях, которые отображают различные критерии. Вы с легкостью сможете найти интересующие Вас заказы, поднять всю необходимую информацию за любой период времени. В программу, поддерживающую расчет стоимости услуг, встроена единая база клиентов, настроенная по принципу CRM, а поиск по ней осуществляется достаточно просто. Сами же виды предлагаемых изделий находятся в справочниках, где они удобно рассортированы по различным категориям. Программа для типографии позволяет указывать тираж изделий.

Критерии работы с тем или иным изделием настраиваются Вами индивидуально, но типография программа также может производить и автоматические расчеты, как например калькуляция себестоимости товара, анализ расчетов, учет расчетов, аналитический расчет стоимости, упрощая тем самым вам работу. Программа для типографии ведет печать реквизитов и бланков, помещая на них логотип Вашей компании, это поможет поддерживать единый корпоративный стиль. Оперируя параметрами видов работ, программа рассчитывает будущую стоимость того или иного действия, расчет стоимости услуг, расчет стоимости работ. Будет происходить калькуляция затрат, калькуляция продукции и контроль расчетов. Вы можете производить в программе типографии очень детальные расчеты, которые требуются для исполнения того или иного заказа. Потом, у Вас будет возможность распечатать сопутствующий отчет “Спецификация Заказа”, где на одном листе Вы сможете увидеть, какую работу по данному заказу провели. Но важно знать, что расчет даже самых сложных изделий займет у вас минимум времени, что конечно же, существенно упрощает работу. Важным фактом в программе для типографии, поддерживающей расчетные системы, является то, что менеджер сможет отмечать всю планируемую и выполненную работу. Вы в любой момент сможете увидеть план работ за любую дату. Это значительно повысит уровень исполнительности, ведь просто забыть о клиенте не получится. Над всей работой менеджеров стоит руководитель организации, который сможет просматривать в программе работу всех сотрудников сразу. Полиграфия программа вдобавок передает установленный менеджером заказ по цепочке сотрудников, пока в конечном счете, он не попадет на производство. Программа, имеющая расчет калькуляции, включает в себя большой спектр различных анализов, позволяющих контролировать и исследовать деятельность предприятия.

Вы можете просмотреть возможности программы для полиграфии, скачав с нашего сайта презентацию. Также, есть возможность опробовать функционал программы для типографии и скачать программу для типографии в виде бесплатной демонстрационной версии. Но помните, что демонстрационная версия – это лишь небольшая часть того, что может предложить наше программное обеспечение типография учет. По всем возникшим вопросам вы можете звонить нам по телефонам, указанным на сайте или написать нам на электронный адрес. Мы с радостью ответим на них, а также расскажем о дополнительных возможностях и других деталях. Программа расчета стоимости для типографии может многое другое! Помните, что программа для учета печати может быть настроена именно под ваши нужды. Начните управление бизнесом правильно!

Видео программы для типографии

Посмотрев следующее видео, можно быстро ознакомиться с возможностями программы УСУ - Универсальной Системы Учета. Если Вы не видите загруженное на YouTube видео, обязательно напишите нам, мы найдем другой способ показать демонстрационный ролик!

Анатолий Вассерман о новой версии 5.0 программы УСУ

Кроме мнений о программе USU обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Анатолий Вассерман родился 9.12.1952г. По образованию инженер, окончил Одесский технологический институт холодильной промышленности. После окончания института устроился работать программистом, затем - системным программистом. Впервые на экране появился в 1989 году, приняв участие в клубе «Что? Где? Когда?» и на «Брэйн-ринге». В телевизионной «Своей игре» одержал пятнадцать побед подряд в течение двух лет, с 2001 по 2002 гг. и стал лучшим игроком десятилетия в 2004 году. По спортивной версии «Своей игры» становился пятикратным чемпионом Украины. Четырёхкратный чемпион Москвы по спортивной версии «Своей игры», бронзовый и серебряный призёр 2017 года. Серебряный призёр «Знатокиады», Всемирных игр знатоков в 2010 году по «Своей игре».

Александр Друзь об Универсальной Системе Учета

Кроме мнений о программе USU обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Среди них первый магистр интеллектуальной игры "ЧГК" Александр Друзь. Шесть раз награждался призом "Хрустальная сова" в качестве лучшего игрока клуба. Обладатель "Бриллиантовой совы" – приза лучшему игроку. Получил звание чемпиона телевизионной версии «Брейн-ринга». В телевизионной передаче «Своя игра» выигрывал «Линейные игры», «Суперкубок», выигрывал с командой «III Кубок Вызова», поставил абсолютный рекорд результативности за одну игру. Автор и ведущий интеллектуальных игр и познавательных программ на различных каналах телевидения.

Максим Поташёв об эффективности программы УСУ

Кроме мнений о программе USU обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Максим Поташев - магистр игры «Что? Где? Когда?», четырежды стал обладателем приза «Хрустальная сова», дважды чемпион мира, трижды чемпион России, шестикратный чемпион Москвы, трёхкратный победитель Открытого чемпионата Москвы по игре «ЧГК». По итогам всеобщего зрительского голосования в 2000 году признан лучшим игроком за все годы существования элитарного клуба, созданного в 1975г. За кандидатуру Максима Поташёва проголосовало 50 тысяч телезрителей программы. Вручены «Большая хрустальная сова» и главный приз юбилейных игр - «Бриллиантовая звезда» магистра игры. Член правления и с 2001 года - вице-президент Международной ассоциации клубов. По профессии - математик, маркетолог, бизнес-тренер. Окончил факультет управления и прикладной математики, преподавал на кафедре общей и прикладной экономики в Московском физико-техническом институте. В августе 2010 года назначен президентом Общероссийской общественной организации «Федерация спортивного бриджа России». Возглавляет консалтинговую компанию, помогающую различным организациям решать задачи, связанные с продажами, маркетингом, клиентским сервисом и оптимизацией бизнес-процессов.

Сергей Карякин о тактике в бизнесе

Кроме мнений о программе USU обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Сергей Карякин. В возрасте 12 лет стал самым молодым гроссмейстером в мировой истории, что вошло в Книгу рекордов Гиннесса. Одержал победу в турнире претендентов. Награжден Кубком мира ФИДЕ. Чемпион мира по быстрой шахматной игре, чемпион мира по блицу. Заслуженный мастер спорта Украины. Заслуженный мастер спорта России, гроссмейстер России. Получил орден «За заслуги» ІІІ степени. Член Общественной палаты Российской Федерации в шестом составе. Неоднократный победитель детских и юношеских чемпионатов мира и стран Европы. Победитель и призёр множества крупных турниров. Чемпион XXXVI Всемирной Шахматной олимпиады в составе сборной Украины, серебряный призёр Олимпиады в составе сборной России. На своей доске в турнире показал лучший результат и получил первый индивидуальный приз (на 4 доске). Чемпион России с лучшим результатом на 1-й доске. Чемпион мира в составе сборной России. Вошел в полуфинал Кубка мира. Победитель ряда международных турниров.

Возможности программы расчета стоимости

Ниже представлен краткий перечень возможностей программы УСУ - Универсальной Системы Учета. В зависимости от конфигурации программного обеспечения список возможностей может меняться – становиться меньше или больше.

• Программа для типографии учитывает конфиденциальность, так что каждый логин пользователя защищен паролем.
• Программа по контролю работы типографии имеет легкий и понятный интерфейс, с ней сможет работать любой пользователь.
• Работая с управлением типографии, имеется настраиваемый дизайн, в том числе тематический.
• При управлении типографии в программе можно выбрать из списка заготовок понравившуюся цветовую схему для отображения окон.
• С учетом пожеланий пользователей, каждый отчет будет формироваться с логотипом и реквизитами Вашего предприятия.
• Программа, обеспечивающая автоматизацию типографии, поддерживает работу с несколькими открытыми окнами, между которыми можно легко переключаться с помощью вкладок.
• При работе с автоматизацией типографии, в настройках программы можно задать название своей организации, контактные данные и реквизиты.
• Главное меню программы учета типографии реализовано просто и понятно. Оно состоит всего из трех пунктов: модули, справочники и отчеты. Модули нужны для повседневной работы, справочники для настройки программы для типографии под особенности своей фирмы, а с помощью отчетов можно анализировать результаты работы за любой период времени.
• В программе автоматизации для типографии можно поздравлять клиентов с днем рождения или с любыми другими праздниками.
• Автоматизируя работу типографии, поддерживается массовая Email и смс-рассылка.
• В программе управления типографией перед SMS-рассылкой, можно предварительно выполнить расчет стоимости рассылки.
• Программа контроля типографии может работать с различным оборудованием.
• Работая с контролем на типографии, руководитель имеет доступ к целому списку управленческих отчетов.
• В программном обеспечении для типографии автоматизируется аудит по действиям каждого пользователя.
• В программе по управлению типографией можно посмотреть аудит по конкретной учетной записи.
• Софт, учитывающий работу типографии, можно блокировать, если пользователь программы хочет ненадолго отлучиться с рабочего места.
• При контроле типографии, в программе используются блокировки при редактировании любой записи таблицы, чтобы несколько одновременно работающих сотрудников не перезаписали вносимую другим человеком информацию.
• При учете типографии в программе работает быстрый поиск по первым буквам.
• Поиск можно контролировать и выполнять по любой колонке таблицы.
• Можно работать с файлами, загружая их со своего компьютера в базу данных для типографии.
• Программа, контролирующая работу типографии, поддерживает фильтрацию данных.
• Контролируя работу типографии в программе можно легко отобразить список нужных записей по любому критерию.
• Добавлять новую строку в программном обеспечении, автоматизирующем работу типографии, можно не только методом добавления, но и копированием имеющейся строки.
• Управляя программой для типографии в ней нельзя ничего удалить случайно, всегда выйдет сообщение с подтверждением.
• Любую информацию в программе для типографии можно обновить самостоятельно или выставить автоматическое обновление, чтобы всегда видеть актуальные данные. Это необходимо, когда в программе одновременно работают несколько пользователей.
• Управляющий программой для типографии может распечатать любой аналитический отчет.
• Каждый отчет из системы для типографии можно экспортировать во множество известных форматов.
• Учитывая работу типографии, при экспорте информации в программу MS Excel можно использовать старый и новый форматы файлов.
• Начните управлять бизнесом вместе с нашей программой!
• Программное обеспечение УСУ - Универсальная Система Учета включает также множество других возможностей!

Каждая организация рано или поздно сталкивается с проблемой контроля поставленных руководством задач. Этот вопрос все решают по-разному: кто-то внедряет систему электронного документооборота, кто-то ставит отметки в журналах регистрации, другие по старинке заводят картотеку. В этой статье мы рассмотрим проблему контроля поручений, выданных руководителем относительно входящих и внутренних документов компании, и представим вам один из вариантов организации системы контроля с помощью программы MS Outlook.

Что такое контроль исполнения задач?

Поручение руководителя обычно начинается с резолюции, поставленной на входящем или внутреннем (например, на служебной записке) документе. В резолюции, как известно, обязательно должен быть указан исполнитель, содержание задачи и срок, в течение которого поручение нужно выполнить.

Если в организации отсутствует система контроля, то на резолюции, как правило, руководитель заканчивает свою работу над документом, и выполнение поручения целиком остается на совести исполнителя. В лучшем случае директор сделает себе отметку в ежедневнике, чтобы не потерять из виду важнейшие из дел, однако когда объем входящих документов достигнет нескольких десятков или сотен в день, никакой ежедневник уже не спасет.

В итоге обязанность отслеживать исполнение ложится на хрупкие плечи секретаря (как вариант, на одного из сотрудников канцелярии). Так или иначе, задача контролера –ознакомиться с резолюцией, довести поручение до исполнителя и проследить, чтобы оно было выполнено в срок.

Все ли документы ставятся на контроль?

В самом начале, когда система контроля документов в вашей организации только появляется, лучше ставить на контроль лишь часть документов. Какие именно – пусть решит лично руководитель. Во-первых, так будет проще контролеру, во-вторых, сгладится негативная (как всегда бывает при изменениях) реакция сотрудников. В дальнейшем список документов, отправляемых на контроль, будет постепенно расширяться. Допустим, на первом этапе принято решение контролировать исполнение поручений по жалобам, поступившим от физических лиц, и по любым запросам органов государственной власти.

Впрочем, если компания сразу переходит на электронный документооборот, проблемы выбора нет: программы СЭД автоматически отслеживают путь каждого документа.

Создание задачи в MS Outlook

Outlook в первую очередь – почтовый клиент, который способен заменить систему электронного документооборота только в плане коммуникаций между пользователями; он успешно выполняет все необходимые функции, в частности, контроля исполнения задач и формирования отчетности.

Непременное условие организации контроля в MS Outlook : резолюция руководителя так или иначе должна быть воплощена в электронном виде. Контролер должен либо отсканировать документ с резолюцией, чтобы приложить этот файл к задаче, либо воспроизвести текст резолюции вручную в теле задачи.

Чтобы создать задачу для пользователя, запустите программу MS Outlook и в верхнем меню последовательно выберите команды Файл , Создать и Поручение (рис. 1), после чего откроется новое окно – ваша будущая задача.

Рис.1. Создание поручения

Начинаем заполнять поля. В первое из них (Кому ) вводим адрес исполнителя, назначенного директором.

Если исполнителей несколько, задача создается для каждого по отдельности (особенность программы; в противном случае возникнут трудности с отслеживанием задачи).

Второе поле Тема нужно заполнить максимально корректно, чтобы по нему уже было понятно, к чему относится задача, например:

Вх.-234 от 29.01.2013.

Это будет удобно и для контролера, и для исполнителя.

Следующее важное для нас поле – Срок . Он устанавливается исходя из принятых в вашей компании сроков исполнения документов.

Напоминаем, что стандартный срок, принятый в практике делового общения, – 30 календарных дней.

Рядом с полем Срок можно выбрать степень важности задачи: низкую, обычную или высокую.

Поля Начало, Состояние и Готово при создании задачи контролер обычно не трогает, ведь исполнитель еще не приступил к выполнению, а началом выделенного на работу времени будет момент отправления задачи исполнителю.

В меню Параметры можно назначить повторение задачи, нажав на соответствующую кнопку.

Это актуально для, например, ежемесячных отчетов или предоставления другой информации с заданной периодичностью.

Здесь же предлагается выбрать категорию (если пользуетесь) и добавить напоминание для исполнителя.

Удобно назначить напоминание за три дня до окончания срока: в нужный день исполнитель получит письмо соответствующего содержания.

Опции Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи включаются и отключаются с помощью галочки в чекбоксах.

На заметку!

Чекбокс (от англ. check box) - элемент графического пользовательского интерфейса, позволяющий пользователю управлять параметром с двумя состояниями - ☑ включено и ☐ выключено.

В поле письма вносится текст – указания, необходимые для выполнения задачи. Если таковых нет, можно внести стандартное Прошу ознакомиться с резолюцией и выполнить поручение .

Переходим во вкладку меню Вставка . Здесь вкладываем в задачу файл письма с резолюцией.

После этого нажимаем Отправить – и задача уходит к ответственному исполнителю (рис. 2).

Рис 2. Отправка задачи на исполнение

Работа исполнителя над задачей

К исполнителю придет письмо с вложением, внутри которого находится задача. Открыв задачу, он увидит файл с резолюцией руководителя, срок завершения и другую информацию, которую вы ему направили (рис. 3).

Рис. 3. Получение задачи исполнителем

к рис – в этом рисунке нет точки после поручение, а в предыдущем есть

Выполнив поручение, исполнитель должен составить отчет. Для этого в задаче, как и в обычном электронном письме, нужно выбрать опцию Ответить , написать текст отчета и отправить его контролеру.

Отчет должен быть корректным и содержать актуальную информацию о выполнении задания, а не простую отписку Исполнено или, того хуже, ОК .

Пример отчета о выполнеии поручения:

Контрагенту направлено по почте письмо от 30.01.13 № 323.

Завершение задачи

Получив отчет, контролер отмечает задачу как завершенную. Для этого в перечне задач правой кнопкой мыши нужно кликнуть по задаче, выбрать в выпавшем меню команду К исполнению , а затем Пометить как завершенную (рис. 4).

Рис. 4. Завершение задачи

Формирование отчетности

Контроль исполнения поручений потеряет всякий смысл, если периодически контролер не будет анализировать качество работы исполнителей. Для этого нужно сформировать отчет, ориентируясь на интересные вам параметры.

Чтобы увидеть весь список отправленных вами поручений, в левом нижнем углу экрана нажмите на кнопку Задачи . В центральном поле сформируется перечень задач, а в левой колонке Текущее представление можно сделать любую выборку. Обычно контролеры используют представления Подробный список , Просроченные задачи и По ответственным (рис. 5).

Рис.5. Подробный список представления

Любой список можно распечатать, выбрав соответствующую команду в меню Файл .

Регламентирование процесса и работа с персоналом

Как в случае с любым нововведением, без регламента процесса контроля исполнения поручений не обойтись. Правила постановки и выполнения задач целесообразно включить в инструкцию по делопроизводству. Если таковой пока у вас нет, можно составить отдельный документ, «Правила…» или «Инструкцию…». Так или иначе, описать процесс нужно максимально подробно, а описание желательно снабдить скриншотами. Инструкция должна быть утверждена генеральным директором.

Переход на новую систему контроля означает появление ряда новых правил, обязательных для всех. Впрочем, соблюдение этих правил не составит особых хлопот для ваших коллег.

Во-первых , каждому сотруднику отныне придется держать программу MS Outlook постоянно включенной. В крайнем случае – проверять почту хотя бы дважды в день.

Во-вторых , коллегам предстоит запомнить: задача, автором которой является секретарь, не является его (секретаря) прихотью. Это не что иное, как поручение директора, облаченное в электронную форму. Назначил исполнителя и установил срок задачи именно директор, и отчитываться в выполнении фактически предстоит именно перед ним, а не перед контролером-секретарем.

Как видите, процесс постановки задач в MS Outlook довольно простой и вполне подойдет небольшой компании, где ежедневно ставится до 20 задач. Главное, что каждое из направленных таким образом поручений составлено максимально корректно: оно имеет конкретного адресата и срок исполнения, направляется в письменном виде. Окончание работы над задачей четко фиксируется. Контролер, в свою очередь, избавлен от звонков исполнителям с напоминаниями: он должен лишь проследить, чтобы отчет о выполнении пришел вовремя.

Мы рассмотрели лишь один из вариантов автоматизации системы контроля исполнения поручений в организации. Как и любой из перечисленных нами в начале статьи методов контроля, этот имеет собственный набор достоинств и недостатков. Однако, по нашему мнению, это одна из оптимальных бюджетных альтернатив для компании, которая только начитает открывать для себя электронный документооборот.

Евгения Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого, выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не учтенных исполнителем. Программа позволяет разграничить права доступа, подготовить для руководства необходимые отчеты...
Конфигурация легко и быстро настраивается самим пользователем.

В состав программы входят заготовки следующих отчетов:
- Список задач, истекающих на дату
- Справка об исполнительской дисциплине
- Задания, исполненные с нарушениями сроков
- Задания на контроле

Программа «Автоматизированный контроль исполнения заданий» предоставляет пользователям следующие возможности:
Руководителям:
. создавать (регистрировать) новые карточки заданий;
. контролировать сводное состояние текущих заданий по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины;
. контролировать ход исполнения конкретных заданий по любому из исполнителей, учёт переноса сроков исполнения;
. осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения задания;
. фиксировать факт выполнения («закрывать» задания);
. осуществлять поиск заданий по различным критериям;
. просматривать архив закрытых заданий;
. выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное задание;
. выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel списки заданий по различным критериям;

. формирование отчётов по исполнению заданий и исполнительской дисциплине.

Исполнителям:
. получать новые задания от руководства;
. контролировать сводное состояние своих текущих заданий;
. осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения заданий;
. фиксировать факт выполнения задания;
. осуществлять поиск своих заданий по различным критериям;
. просматривать архив выполненных заданий;
. автоматическая отметка просроченных заданий;
. выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельные или списки заданий по различным критериям.

Для ознакомительных целей можно , которая имеет временное ограничение: 50 дней, и не имеет никаких функциональных ограничений. По окончании демо-периода необходимо будет приобрести лицензию. После оплаты получаете персональный лицензионный код к программе по емейл. Его нужно ввести при запуске программы в диалоговое окно "Активация" и ваша демо-версия станет полной версией без временных и функциональных ограничений, лицензионный код не ограничен по времени.

Информация покупателям:

1. Покупая одну из предложенных лицензий на программу, вы можете лицензионный код установить на неограниченное количество компьютеров (рабочих мест в сети).

2. Лицензия сетевая без ограничений, возможность вечно пользоваться той версией и лицензией, что вы купили.

3. Возможность бесплатно скачивать обновления программ в течении 1 года.

5. Вы можете использовать купленную программу в своей коммерческой деятельности.

Преимущества данной программы

Гибкая структура базы данных
Вы можете создавать новые таблицы и поля в них (хранимые и вычисляемые), задавать ниспадающие списки, назначать подчиненные таблицы, создавать представления и отчеты и многое другое. Система настраивается на любую предметную область без специальных знаний.

Генерация офисных документов с данными из БД по шаблонам
Вы можете создавать шаблоны документов Word, Excel форматов со статическим текстом, картинками, а также c закладками, в которые будут подставляться актуальные данные из БД при генерации документа.

Хранение картинок в БД и ссылок на документы различных форматов
К каждой записи таблицы могут быть привязаны картинки, хранящиеся в самой БД, а также ссылки на файлы, хранящиеся где-то на файловом сервере, при этом вся необходимая информация будет находиться в БД для удобства поиска, фильтрации и классификации документов.

Удобный и гибко настраиваемый пользовательский интерфейс
Вы можете сортировать, фильтровать, искать записи по любому полю, менять порядок следования и ширину полей, высоту строк, задавать правила цветовыделения строк, ячеек, формулы для подсчета итогов, строить дерево по заданным полям. Вносить записи можно как прямо в таблице (стиль Excel), так и через отдельную форму, которая гибко настраивается.

Фильтры, сортировка, вычисляемые поля, представления
Максимально гибкие условия фильтрации данных, много предустановленных значений ("начинается с", "содержит", "сегодня", "вчера"...). Различные наборы фильтров можно сохранять в файлах для повторного использования. Возможность задавать формулы для вычисляемых полей (в том числе и выражения SQL) и построения таблиц-представлений, выводящих поля из разных таблиц и вычисляемые поля.

Создание и настройка отчетов, напоминаний по различным условиям
Вы можете задавать правила напоминаний, по которым будет показываться форма с напоминанием тому или иному пользователю.

Сетевой и многопользовательский режим
При использовании многопользовательского режима права доступа гибко настраиваются для каждого пользователя по следующим параметрам: видимость и доступность пунктов меню, основных вкладок, таблиц, полей и записей для просмотра и изменения.

Импорт и экспорт данных
Поддерживается импорт табличных данных из Excel, Access файлов. Экспорт возможен в Word, Excel, HTML.

Стандартная СУБД Microsoft Access или Microsoft SQL Server
Никаких "черных ящиков". У нас стандартный формат хранения данных - MS Access или клиент-серверная MS SQL Server. Обе эти СУБД обладают высокой надежностью, являются признанными стандартами и лидерами в своем классе. Это дает преимущества по сравнению с закрытыми форматами: возможность администрирования, доработки, оптимизации, интеграции с другими системами... В программе можно добавлять пользовательские кнопки, при выборе которых будут выполняться необходимые действия (например, какая-то работа напрямую с БД, запуск сторонних приложений т.п.).

Приложение Контроль исполнения поручений является замечательным инструментом, который поможет контролировать исполнение поручений в организации. Несмотря на простоту, программа весьма эффективна. Утилита «Контроль исполнения поручений» была написана на Microsoft Excel, так что основная рабочая среда данной программы – таблицы. Структура таблиц поручений пользователь настраивает так, как удобно ему.

Программа многопользовательская, с возможностью определения прав доступа. Например, для рядового сотрудника будет доступна лишь функция создания отчета для руководителей. Права доступа настраиваются администратором. Для любого поля таблицы можно подключать справочники, дающие дополнительную информацию. Статусы заданий (выполнено, в процессе, не выполнено) рассчитываются автоматически. Отчеты программа генерирует самостоятельно, можно создавать шаблоны. Возможен экспорт отчетов в электронной форме. Для более быстрого освоения пользователей в этой программе, была добавлена система обучения. Хотя пользоваться данной утилитой не составит никакого труда, особенно для того, кто работал в Excel.

Контроля изменений - его организацию, нам нужно создать формы и инструменты подготовки отчетов, которые понадобятся вам для управления этим процессом. Начнем с формы запроса на внесение изменений.

Форма запроса на внесение изменений

Прежде всего мы создадим форму запроса на внесение изменений. Именно с этого начинается выполнение процесса контроля изменений. Как указывалось выше, запросы на внесение изменений всегда должны подаваться в письменном виде, а наличие специальной формы придаст этому правилу еще больший вес в глазах участников проекта. На рис. 1 показан пример шаблона формы запроса на внесение изменений.

Обратите внимание, что в заголовок этой формы мы добавили строку для номера отслеживания (строка Tracking Number). Как и в случае со многими другими объектами, которым мы с целью упрощения их отслеживания присваивали уникальные номера, это же нужно сделать и в отношении запросов на внесение изменений. Когда перечень таких запросов разрастется до внушительных размеров, эти уникальные идентификационные номера также помогут нам в отслеживании запросов и составлении отчетов по каждому из них.

Лицо, подающее запрос на внесение изменения, должно указать дату (строка Date), свою фамилию (строка Requester) и контактную информацию, а также описание запрашиваемого изменения (строка Description of change). Кроме того, должно быть приведено краткое обоснование необходимости внесения запрашиваемого изменения (Justification for the change). Эта информация будет использована советом по контролю за изменениями в момент принятия решения об утверждении или отклонении запрашиваемого изменения. В обосновании также следует подчеркнуть выгоды, которые может иметь конечный продукт проекта или организация в целом при внесении такого изменения.

Важно задокументировать (строка Impact if change is not made) и возможные последствия для проекта в том случае, если запрашиваемое изменение не будет внесено. Здесь можно уделить внимание таким вопросам, как упущенная выгода, трудность внесения будущих улучшений и удовлетворенность клиента. Любые альтернативные решения (строка Alternative solutions), о которых может быть известно лицу, подавшему запрос, должны быть зафиксированы в последней строке данного раздела формы.

Следующий раздел заполняется руководителем проекта. Здесь нужно задокументировать возможные последствия внесения данного изменения, уделив особое внимание трем ограничениям: затратам, календарному плану, масштабу проекта. Вам следует также обосновать свои соображения относительно того, почему соответствующее изменение должно (или не должно) быть внесено.

Последний раздел также должен быть заполнен руководителем проекта. Здесь вам нужно указать дату проведения собрания совета по контролю за изменениями, окончательное решение по запрашиваемому изменению, а также фамилии участников собрания или лица, принявшего окончательное решение.

Журнал запросов на внесение изменений

Когда начнут поступать запросы на внесение изменений, вам придется воспользоваться тем или иным способом отслеживания этих запросов. Проще всего это сделать с помощью таблицы Excel. Мы уже говорили о таблицах Excel и сейчас вкратце вспомним лишь то, что требуется в данный момент, но если вам понадобится более подробная информация, можете вернуться к материалу, приведенному . На рис. 2 показан наш журнал контроля изменений.

Чтобы создать такую таблицу, выделите диапазон ячеек А6-Н12. В группе Styles (Стили) вкладки Ноmе (Главная) щелкните на значке Format as Table (Форматировать как таблицу). Затем в появившемся меню выберите подходящий формат таблицы. В результате ваших действий на экране появится диалоговое окно Format As Table (Форматирование таблицы), которое показано на рис. 3. В единственном текстовом поле этого окна указан диапазон ячеек, включенных в таблицу. Не забудьте установить флажок My Table Has Headers (Таблица с заголовками) (поскольку в этом примере мы включили в диапазон выделенных ячеек строку заголовков, т.е. строку 6), в противном случае Excel добавит строку заголовков автоматически.

Как вы, наверное, заметили, в журнал контроля изменений включены поля, которые есть в форме запроса на внесение изменений. Благодаря электронной таблице мы можем выполнять сортировку по любым данным, содержащимся в таблице. Например, можно выполнить сортировку запросов по типу решении, принятых по этим запросам («утвердить», «отказать», «отменить» или «отсрочить»).

Мы добавили в столбце Е новый вид информации степень серьезности, которая представляет собой численное значение, отражающее возможные последствия, если запрашиваемое изменение не будет внесено в проект. Этот вид информации может требоваться не для всех запросов на внесение изменений. Но если указать степень серьезности для проектов, которые предполагают получение какого-либо продукта или результата (например, новой компьютерной программы), - тогда возможные последствия невиесения запрашиваемого изменения оценить будет достаточно легко. Степень серьезности оценивается по пятибалльной шкале. Это может выглядеть примерно так:

• 1 = Критические последствия; проект может завершиться (или уже завершился) провалом; работу над проектом следует прекратить
• 2 = Серьезные последствия; проект может завершиться провалом; работу над проектом следует прекратить
• 3 = Умеренные последствия; проект может завершиться провалом; работа над проектом может быть продолжена
• 4 = Незначительные последствия; провал проекта маловероятен; работа над проектом может быть продолжена
• 5 = Последствия минимальны или вообще отсутствуют; запрашиваемое изменение должно привести к улучшению характеристик конечного продукта проекта

Степень серьезности должна указываться руководителем проекта. Определения и описания разных степеней необходимо задокументировать на ранних стадиях выполнения проекта (если они еще не определены офисом управления проектами). Привлеките к составлению описаний возможных последствий невнесения запрашиваемых изменений членов совета по контролю за изменениями и/или непосредственных исполнителей проекта.

Преобразование таблицы в диапазон

Возможно, вам нужно удалить все данные в таблице, оставив в неприкосновенности саму таблицу? Взгляните на рис. 4, на котором показан пример журнала контроля изменений для проекта Grant St. Move.

Наверное, директор офиса на Park St. слишком увлекся, полагая, что он мог бы изменить дату переезда своего офиса в новое здание на Grant St., но тем ие менее он предпринял такую попытку, которая, впрочем, была отменена. Но мы несколько отвлеклись от основной темы нашего обсуждения.

Допустим, кто-то случайно занес собственную информацию в шаблон нашего журнала контроля изменений и сохранил его с данными своего проекта в таблице. Теперь нам нужно удалить эти данные из таблицы. Выделите ячейки, содержащие удаляемые данные (в данном случае эго ячейки в диапазоне от А7 до 118). Щелкните на выделении правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню (рис. 5) выберите команду Clear Contents (Очистить содержимое) - соответствующие данные в выделенных ячейках будут немедленно уничтожены. Если вы очистили содержимое таблицы непреднамеренно, немедля восстановите удаленные данные, нажав комбинацию клавиш Ctrl+Z , что соответствует выполнению команды Undo (Отменить).

Предположим теперь, что у вас отпала необходимость хранить свои данные в табличном формате и вы хотите преобразовать их в обычный диапазон ячеек. Для этого вам нужно выделить все ячейки таблицы, включая заголовок. В нашем случае следовало бы выделить ячейки в диапазоне от А6 до Н12. Затем, как и в предыдущем случае, щелкните на выделении правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню (рис. 6) выберите команду Table → Convert to Range (Таблица → Преобразовать в диапазон).