Что такое автотекст в word. Создание повторно используемых текстовых фрагментов

Вы в любой момент можете просмотреть словари функций Автозамена и Автотекст - просто из любопытства, а также чтобы добавить новые элементы, или удалить старые. Для этого вызовите на экран диалоговое окно Автозамена . Выберите команду Сервис>Параметры автозамены . (Если вы не видите этой команды, то щелкните в нижней части меню на стрелке, направленной вниз.) Щелкните на ярлыке вкладки Автозамена (рис. 7.4).

С помощью параметров, перечисленных в верхней части вкладки Автозамена , вы можете заставить программу исправлять наиболее распространенные ошибки (опечатки). Например, Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова (для тех, кто быстро печатает), Делать первые буквы предложений прописными, Устранять последствия случайного нажатия CAPS LOCK.

Излагая материал следующих разделов этой главы, мы предполагаем,- что диалоговое окно Автозамена у вас открыто и готово к работе.

Как самому добавить новый элемент в словарь функции Автозамена

Вкладка Автозамена одноименного диалогового окна предоставляет пользователю возможность создавать новые элементы, в частности, вводить текст, который должен исправляться при вводе, и текст, который является правильным вариантом первого текста. Первый текст вводится в поле Заменить, второй - в поле На.

• Опечатки и привычные ошибки вводятся в поле Заменить .
• Правильный вариант вводится в поле На . (Установите флажок опции Обычный текст , чтобы признаки форматирования не менялись.)
• Щелкните на кнопке Добавить , чтобы ввести новый элемент в действие.
• Щелкните на кнопке ОК , и окно Автозамена закроется.

Примечание

Учтите, Автозамена - инструмент, пользоваться которым необходимо с большой осторожностью, особенно если вы имеете привычку вводить текст, не глядя на экран.

Как удалить элементы из словаря Автозамена

Сначала найдите элемент, который хотите удалить. Например, Автозамена заменяет слово "итти" на "идти", но вы используете слово ИТТИ в качестве сокращенного названия одного из своих документов и не хотите, чтобы программа исправляла его.

После того, как вы найдете это слово в списке элементов Автозамена, подведите к нему указатель мыши и щелкните на нем. Щелкните на кнопке Удалить . Готово .

Теперь щелкните на кнопке ОК , и окно автозамены будет закрыто. После этого программа не будет заменять слово "итти" (набранное прописными или строчными буквами, а также разными комбинациями строчных и прописных) словом "идти".

Добавление элементов в словарь Автотекст

Чтобы пополнить словарь Автотекст (как вы помните, функция Автотекст используется тогда, когда Word должен вводить вместо вас, окончания слов или фраз), щелкните на ярлыке вкладки Автотекст диалогового окна Автозамена (рис. 7.7).

Рис. 7.7. Вкладка Автотекст диалогового окна Автозамена

На вкладке Автотекст нет полей Заменить и На, как на вкладке Автозамена . На рисунке мы видим только поле Имя элемента, куда вводится слово или фраза, которые Word будет "дописывать" вместо вас (например, реквизиты вашей фирмы или ваш адрес). Попробуйте ввести в это поле такой текст:

Фирма "Рога и копыта", адрес в Интернет WWW.ROGATY.COZ

Щелкните на кнопке Добавить, и текст будет занесен в словарь Автотекст . Теперь, стоит вам набрать в документе слово Фирма, Автотекст перехватит вашу работу и немедленно предложит весь этот текст целиком. Нажмите клавишу , и реквизиты знаменитой фирмы будут введены автоматически.

Закройте диалоговое окно Автозамена щелчком на кнопке ОК .

• Быстрее всего вкладку Автотекст можно отобразить с помощью команды Вставка>Автотекст>Автотекст .
• Любой выделенный непосредственно в документе текст отображается в окне Автозамена на вкладке Автотекст . Выделите текстовый фрагмент и щелкните на ярлыке вкладки Автотекст . Выделенный вами текст появится в поле Имя элемента диалогового окна Автотекст . Щелкните на кнопке Добавить, затем - на ОК , и выделенный текст окажется в словаре Автотекст .
• Если вы не хотите, чтобы в качестве записи добавлялся текст из документа, то перед выбором команды Вставка>Автотекст>Автотекст не выделяйте в документе ни единого символа.
• Записи автотекста систематизируются в соответствии со стилями форматирования. Если необходимо отнести запись автотекста к определенной категории, то определите ей соответствующее форматирование. Имя стиля предопределяет категорию, в которой отображается запись автотекста.

Как удалить элемент из словаря Автотекст

Если вы решили, наконец, почистить свое рабочее место, будет очень разумно начать с удаления элементов Автотекст . Найдите в списке элемент, подлежащий удалению, щелкните на нем кнопкой мыши, чтобы выделить, а затем - на кнопке Удалить. Если есть настроение, можете удалить таким же образом еще несколько элементов.

Команда Автотекст позволяет автоматизировать вставку в документы часто используемых слов, фраз или графических элементов. В качестве элемента автотекста используются почтовые адреса, стандартные пункты договора, наименования отпускаемых товаров или рисунки, адреса электронной почты, список персональных данных из адресной книги Outlook. Каждый текстовый или графический элемент, сохраняемый в виде элемента автотекста, получает свое уникальное имя. Ввод имени элемента обеспечивает вставку автотекста в документ.

Word предлагает в качестве имени элемента первые слова выделенного фрагмента. Вы можете ввести другое имя элемента. Для сохранения элемента вместе с его форматированием включите символ абзаца в выделенный фрагмент.

Рис. 5.4 . Диалоговое окно, используемое для создания элемента автотекста

Word содержит готовый набор элементов автотекста: часто встречающиеся в деловой переписке слова и выражения типа В ответ на, справочные сведения об открытом файле: Дата создания, Имя файла, Полное имя файла и т.п. Для вставки элемента автотекста введите в документ несколько первых символов его имени. Высветится подсказка с элементом автотекста. Нажмите клавишу Enter или F3 , чтобы принять предложение или продолжите ввод.

Работу с автотекстом облегчает панель инструментов Автотекст (AutoText) (рис. 5.6). Ее можно отобразить следующими способами:

1. Выбрать в меню Вид (View) команды Панели инструментов (Toolbars), Автотекст (AutoText).
2. Нажать кнопку Панель (Show Toolbar) в диалоговом окне Автозамены (Autocorrect) на вкладке Автотекст (AutoText) (см. рис. 5.5).

Рис. 5.5 . Диалоговое окно, позволяющее вставить часто используемые слова и выражения

Старайтесь не перебирать часто используемые текст в документах автотекстом и автозаменой.

Автотекст обрабатывает большие фрагменты текста и сохраняется вместе с шаблоном Word.

Функция автозамены может заменять несколько символов до 255 символов в полном тексте, а также будет доступно во всех приложениях Office.

Создание и использование элемента автотекста

Выделите в документе текст, который вы хотите преобразовать в повторно используемый фрагмент.

Нажмите клавиши ALT + F3.

Введите необходимые данные в диалоговом окне Создание нового стандартного блока . Большая часть значений по умолчанию подходит, но в том числе уникальное имя и описание позволяют легко находить и использовать Автотекст.

Использование автотекста

Чтобы использовать текст, перейдите на вкладку вставка > Экспресс-блоки , > Автотекст и выберите нужный элемент.

Настройка и использование элемента автозамены

В документе выберите до 255 знаков, которые нужно преобразовать в повторно используемый фрагмент.

Перейдите в раздел > Параметры > Правописание и нажмите кнопку Параметры автозамены .

На вкладке Автозамена установите флажок Заменять при вводе , если он еще не установлен.

В разделе заменить введите знаки, которые нужно инициировать для автоматического ввода текста. Текст, выделенный в документе, должен появиться в поле на .

Нажмите кнопку Добавить , а затем - кнопку ОК и снова нажмите кнопку ОК .

Чтобы использовать текст, введите символы, введенные в поле заменить . Нажмите клавишу пробел или ввод, чтобы заменить введенные символы на повторно используемый фрагмент.

Автотекст недоступен в веб-приложении, и эта функция автозамены не поддерживает записи для замены текста.

Для этого нажмите кнопку Открыть в Word и измените текст.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также (на английском языке).

На панели инструментов Колонтитулы имеется кнопка Автотекст , позволяющая вставлять часто используемые слова и выражения, например, фамилию автора, дату создания документа, имя файла в текст колонтитулов.

Как отобразить верхний и нижний колонтитулы в первом разделе

В документе отчёта Lesson06 Вы решили включить в колонтитул первого раздела фамилию автора и имя файла, чтобы облегчить процесс поиска документа при необходимости его редактирования в будущем.

Дважды щёлкните на области нижнего колонтитула на первой странице документа. Будет отображён нижний колонтитул для первого раздела документа.

Как вставить элемент автотекста в колонтитул

1. На панели инструментов Колонтитулы щёлкните на кнопке Автотекст . Появится список элементов автотектста для колонтитулов.

2. Щёлкните на Имя файла , затем нажмите клавишу пробела (Spacebar ). В тексте нижнего колонтитула появится имя файла документа. После имени файла Word вставляет пробел.

3. На панели инструментов Колонтитулы щёлкните на кнопке Автотекст , щёлкните на , затем нажмите клавишу Spacebar . Текст будет вставлен в колонтитул после именит файла.

4. Щёлкните на кнопке Закрыть , чтобы вернуться в основной документ.

5. Сохраните документ.

Microsoft Word

Лабораторная работа № 5

Макрос

Макрос – последовательность типичных действий, которой мы присваиваем название и поручаем её выполнение компьютеру. Чтобы создать простенький макрос, не требуется никаких знаний о программировании, и научиться этому можно за несколько минут. Рассмотрим простой пример. Если в тексте появляется слово, которого нет в словаре Word’a, это слово подчеркивается красной волнистой чертой, и ошибку легко обнаружить. Однако Word 97 имеет неприятное свойство путать языки текста, если Вы часто переключаетесь с латинского на русский и обратно, что-то удаляете, вставляете из буфера латинские слова в русский текст и тому подобное. И если Вы набираете русский текст, а Word полагает, что Вы вводите английские слова, то он ищет их в своем английском словаре, не находит и начинает подчеркивать всё подряд. В этом случае приходится выделять подчёркнутый текст, затем в меню Сервис выбирать пункт Язык , в нём – пункт Выбрать язык… , а затем долго прокручивать появившийся список, добираясь до слова «Русский» . Чтобы избавиться от этого, запишем всю эту последовательность действий в виде макроса.

Запись макроса

Итак, предположим, что имеется фрагмент текста, который должен быть обозначен как русскоязычный.

1. Выделите этот фрагмент.

2. Вменю Сервис выберите последовательно пункты Макрос и Начать запись . В результате открывается диалоговое окно, в котором нужно присвоить макросу имя (например, Ru ).

3. Щёлкните на кнопке OK и возвратитесь к исходному тексту, где в уголке появилось маленькое окошко с надписью Остановка . Это означает, что запись идёт.

4. Нужный фрагмент текста уже был выделен перед началом записи макроса, поэтому обратитесь в меню Сервис , затем выберите Язык Þ Выбрать язык… Þ Русский .

5. Щёлкните на кнопке OK и уберите выделение, установив курсор где-либо в тексте и щёлкнув левой клавишей мыши.

6. Все нужные действия выполнены, осталось только остановить запись – для этого щёлкните по чёрному квадратику в окошке Остановка .

Макрос готов. Когда в следующий раз понадобится указать Word’у, что он имеет дело с русским текстом, выделите этот текст и выполните макрос Ru .

Создание кнопки на панели инструментов

Создайте для нашего макроса кнопку на панели инструментов.

Аналогично создайте кнопку для английского текста, назвав её En .

1. В меню Сервис выберите команду Настройка .

2. Активизируйте вкладку Команды .

4. Вынесите кнопку Макросы Ru на панель инструментов.

5. Нажмите на кнопке Изменить выделенный объект .

6. В открывшемся окне выберите пункт Основной стиль .

7. Ещё раз щёлкните на кнопке Изменить выделенный объект .

8. Выберите Изменить значок на кнопке , после чего появится окно Редактор кнопок .

9. В левой его части – заготовка рисунка. Выберите на палитре нужный цвет, щёлкните мышкой по заготовке – и маленький квадратик на ней закрасится выбранным цветом.

10. Для макроса Ru нарисуйте Ru , а для макроса En - En .

Таблицы. Диаграммы. Вывод команд на панели инструментов

· Для объединения ячеек таблицы необходимо произвести следующие действия: выделить объединяемые ячейки Þ Таблица Þ Объединить ячейки .

· Для выравнивания ячеек таблицы необходимо произвести следующие действия: выделить выравниваемые ячейки Þ Таблица Þ Выровнять ширину столбцов или Выровнять высоту строк .

· Для суммирования, умножения, нахождения максимума, минимума данных в ячейках необходимо произвести следующие действия: в нужную ячейку поместить курсор Þ Таблица Þ Формула Þ Вставить функцию Þ (Выбрать необходимую функцию, после чего она появится в строке Формула ) Þ В скобках указать ячейки (имена ячеек), с которыми производятся операции Þ OK .

Имена ячеек состоят из сочетания букв и цифр. Буквы – по горизонтали, цифры – по вертикали (как в шахматах, игре «Морской бой», «Охота на лис» и т.д.). В качестве примера см. следующую таблицу:

Работа с таблицей

1. Изобразите следующую таблицу.

Сопоставление прогнозов социально-экономического развития государства на период до 2000 года, разработанных автором в 1990-м и в 1998-м годах (млн р)

2. В ячейке G4 посчитайте сумму данных в ячейках B4 и C4 .

3. В соответствии с напечатанным произведите действия в остальных ячейках таблицы.

Примечание . 1. Заголовок необходимо напечатать 14 -м шрифтом Times New Roman (или Times New Roman Cyr ), полужирными буквами и выровнять по центру.

2. Первый столбец и две первые строки таблицы необходимо напечатать 14 -м шрифтом Arial (или Arial Narrow ).

3. Числовые данные таблицы необходимо напечатать 12 -м шрифтом Arial (или Arial Narrow ).

Как правило, замену Microsoft Word ищут, если речь идет только о бесплатном использовании текстового редактора. Но даже будучи платным продуктом, Word все равно остается самой популярной программой для создания документов. Секрет популярности детища софтверного гиганта – в функциональности и удобстве интерфейса. Единственное, пожалуй, чего не хватает популярному текстовому редактору, так это настраиваемой функции автозавершения слов – функции предугадывания вводимых пользователем слов, как в поисковых системах.

Тем не менее, автозавершение не только слов, но даже целых фраз можно настроить и использовать в рамках функции автотекста. Также функцию автозавершения слов, не только предварительно настраиваемую, но и с использованием готовых словарей, в Word можно внедрить с помощью сторонней программы Comfort Typing Pro. Ниже будут рассмотрены оба эти варианта.

Итак, как настроить функцию автозавершения слов в Word?

1. Автотекст внутри Microsoft Word

Автоматическое завершение слов – это весьма удобная вещь при наборе однотипного текста. Добавленные в коллекцию автотекста слова и фразы в документе могут появляться мгновенно. Достаточно напечатать несколько начальных символов и при появлении специального поля нажать Enter для вставки слова или фразы целиком. Для этого, правда, сначала необходимо провести небольшую работу по добавлению часто употребляющихся слов и фраз в коллекцию автотекста.

Доступ к кнопке запуска автотекста в Word’e реализован не совсем удачно для частого использования. Во вкладке «Вставка» необходимо выбрать кнопку «Текст», затем – «Экспресс-блоки», а затем – «Автотекст».

Поскольку базу автозавершения слов прежде нужно еще самостоятельно создать, периодически сохраняя нужные слова и фразы в коллекцию автотекста, кнопка этой функции будет явно не лишней на панели быстрого доступа. Жмем меню «Файл».

Переходим к «Параметрам».

Кликаем вкладку слева «Панель быстрого доступа». В графе «Выбрать команды из:» указываем «Вкладка "Вставка"». В самом верху перечня увидим кнопку «Автотекст». Ее нужно добавить в поле панели быстрого доступа, используя кнопку посередине «Добавить». Для сохранения настроек жмем «Ок» внизу.

Кнопка автотекста появится на панели быстрого доступа. В дальнейшем для добавления слов и фраз в коллекцию автотекста их нужно сначала выделить в документе, затем нажать кнопку автотекста и воспользоваться опцией сохранения.

Форма сохранения в коллекцию автотекста Word позволяет определять слова и фразы в разные категории. В принципе, всю словарную базу можно сохранить в категорию по умолчанию «Общие». Для удобства работы с большими запасами слов лучше определить их в разные тематические категории. В выпадающем списке категории есть пункт «Создать категорию».

При выборе этого пункта откроется поле наименования новой категории. После задания имени категория появится в форме сохранения слов в коллекцию автотекста. Далее выбираем нужную категорию и жмем «Ок» внизу формы.

Слова и фразы, сохраненные в коллекцию автотекста, будут доступны в таблице превью при нажатии кнопки автотекста на панели быстрого доступа. При выборе превью его содержимое – слова или фразы – будут автоматически вставлены в документ.

Но с содержимым коллекции автотекста гораздо удобнее работать по типу автозавершения слов. Как упоминалось, слова и фразы из коллекции будут автоматически дописаны после нажатия клавиши Enter, когда возле вводимых символов появится поле автотекста.

Удалить неиспользуемые слова и фразы из коллекции можно, нажав кнопку автотекста и вызвав на превью контекстное меню. Команда «Упорядочить и удалить» откроет окно упорядочивания коллекции автотекста.

Окно упорядочивания автотекста называется «Организатор стандартных блоков». В нем хранятся блоки с прочими фрагментами-шаблонами Microsoft Word. Сортировка блоков в этом окне по категориям позволяет быстрее отыскивать блоки с нужными словами и фразами коллекции автотекста. Блоки удалятся кнопкой «Удалить» внизу окна.

Бесспорно, с функцией автотекста можно увеличить производительность создания однотипных документов. В то же время автотекст полноценным заменителем функции автозавершения слов не является. Собственного искусственного интеллекта автотекст Word, увы, не имеет. Функция автозавершения слов, отсутствующая в Word’e, но имеющаяся в арсенале другого небезызвестного текстового редактора – LibreOffice Writer – предусматривает автоматическое пополнение словарного запаса в процессе работы с документами. Активировав опцию сбора слов в настройках автозамены, пользователь LibreOffice Writer будет получать предложения для автоввода из самостоятельно формирующейся базы отдельных слов, ранее присутствующих в тексте открытых документов.

Настоящую функцию автозавершения слов в Word, впрочем, как и в любой иной текстовый редактор Windows, можно внедрить с помощью программы Comfort Typing Pro.

2. Автозавершение слов с помощью программы Comfort Typing Pro

Программа Comfort Typing Pro обеспечивает появление в области ввода символов небольшую табличку с вариантами завершения печатаемого слова. Варианты слов мгновенно меняются при вводе следующих символов. У программы имеются свои словари на нескольких языках, включая русский. Эти словари можно пополнять собственными часто используемыми словами.

Comfort Typing Pro – программа платная (630 руб.), но ее совершенно бесплатно можно скачать с официального сайта и также бесплатно тестировать целый месяц после установки.

Функция автозавершения слов в самой программе Comfort Typing Pro называется автоподсказкой слов. Но это не единенный функционал; программа также обеспечивает Windows настраиваемым переключателем языковой раскладки клавиатуры и текстовыми шаблонами.

После установки и запуска программа свернется в системный трей. Вызываем на значке Comfort Typing Pro в системном трее программное меню и первым делом проверяем, чтобы была активна опция «Разрешить автоподсказку слов». Далее открываем «Параметры».

Слева выбираем вкладку «Автоподсказка». Здесь также функцию автозавершения слов можно включать и отключать при ненадобности. Если надобности в изменении настроек функции нет, просто назначаем внизу удобную клавишу вставки слов.

Во вкладке «Словари» необходимо скачать и установить русскоязычные словари. Они почему-то не поставляются вместе с программой.

При необходимости можно установить и словари для прочих поддерживаемых языков.

После скачивания словари будут доступны автоматически. В любой момент можно обратиться к вкладке параметров «Словари», выбрать тот или иной словарь из перечня и, нажав кнопку «Правка», добавить свои слова. Словарь откроется в обычном блокноте. Чтобы функция автозавершения слов автоматически пополняла свой словарный запас в процессе работы с различными документами, во вкладке «Словари» должна быть активной опция «Запоминать пользовательские слова».

После внесения любых изменений жмем внизу «Сохранить».

Можем тестировать функцию: открываем документ Microsoft Word, начинаем вводить текст и при наличии нужных слов в таблице вариантов завершения вставляем их назначенной клавишей.

Перемещение между вариантами слов внутри таблицы осуществляется клавишами навигации – стрелкой вверх и стрелкой вниз.

Отличного Вам дня!