Все секреты excel функций. Секреты Microsoft Exсel

В MS Excel есть много потрясающих инструментов, о которых большинство пользователей не подозревают или сильно недооценивают. К таковым относятся Таблицы Excel . Вы скажете, что весь Excel – это электронная таблица? Нет. Рабочая область листа – это только множество ячеек. Некоторые из них заполнены, некоторые пустые, но по своей сути и функциональности все они одинаковы.

Таблица Excel – совсем другое. Это не просто диапазон данных, а цельный объект, у которого есть свое название, внутренняя структура, свойства и множество преимуществ по сравнению с обычным диапазоном ячеек. Также встречается под названием «умные таблицы».

Создание Таблицы Excel

В наличии имеется обычный диапазон данных о продажах.

Чтобы преобразовать этот диапазон в Таблицу, следует выделить любую ячейку и перейти Вставка → Таблицы → Таблица

либо нажать горячую клавишу Ctrl+T .

Появится маленькое диалоговое окно, где можно поправить диапазон и указать, что в первой строке находятся заголовки столбцов.

Как правило, ничего не меняем. После нажатия Ок исходный диапазон превратится в Таблицу Excel.

Перед тем как перейти к свойствам Таблицы, посмотрим вначале, как ее видит сам Excel. Многое сразу прояснится.

Структура и ссылки на Таблицу Excel

Каждая Таблица имеет свое название. Это видно во вкладке Конструктор , которая появляется при выделении любой ячейки Таблицы. По умолчанию оно будет «Таблица1», «Таблица2» и т.д.

Если в вашей книге Excel планируется несколько Таблиц, то имеет смысл придать им более говорящие названия. В дальнейшем это облегчит их использование (например, при работе в Power Pivot или Power Query). Я изменю название на «Отчет». Таблица «Отчет» видна в диспетчере имен Формулы → Определенные Имена → Диспетчер имен .

А также при наборе формулы вручную.

Но самое интересное заключается в том, что Эксель видит не только целую Таблицу, но и ее отдельные части: столбцы, заголовки, итоги и др. Ссылки при этом выглядят следующим образом.

=Отчет[#Все] – на всю Таблицу
=Отчет[#Данные] – только на данные (без строки заголовка)
=Отчет[#Заголовки] – только на первую строку заголовков
=Отчет[#Итоги] – на итоги
=Отчет[@] – на всю текущую строку (где вводится формула)
=Отчет[Продажи] – на весь столбец «Продажи»
=Отчет[@Продажи] – на ячейку из текущей строки столбца «Продажи»

Для написания ссылок совсем не обязательно запоминать все эти конструкции. При наборе формулы вручную все они видны в подсказках после выбора Таблицы и открытии квадратной скобки (в английской раскладке).

Выбираем нужное клавишей Tab . Не забываем закрыть все скобки, в том числе квадратную.

Если в какой-то ячейке написать формулу для суммирования по всему столбцу «Продажи»

СУММ(D2:D8)

то она автоматически переделается в

А теперь о том, как Таблицы облегчают жизнь и работу.

Свойства Таблиц Excel

1. Каждая Таблица имеет заголовки, которые обычно берутся из первой строки исходного диапазона.

2. Если Таблица большая, то при прокрутке вниз названия столбцов Таблицы заменяют названия столбцов листа.

Очень удобно, не нужно специально закреплять области.

3. В таблицу по умолчанию добавляется автофильтр, который можно отключить в настройках. Об этом чуть ниже.

4. Новые значения, записанные в первой пустой строке снизу, автоматически включаются в Таблицу Excel, поэтому они сразу попадают в формулу (или диаграмму), которая ссылается на некоторый столбец Таблицы.

Новые ячейки также форматируются под стиль таблицы, и заполняются формулами, если они есть в каком-то столбце. Короче, для продления Таблицы достаточно внести только значения. Форматы, формулы, ссылки – все добавится само.

5. Новые столбцы также автоматически включатся в Таблицу.

6. При внесении формулы в одну ячейку, она сразу копируется во все остальные. Не нужно вручную протягивать.

Помимо указанных свойств есть возможность сделать дополнительные настройки.

Настройки Таблицы

В контекстной вкладке Конструктор находятся дополнительные инструменты анализа и настроек.

С помощью галочек в группе Параметры стилей таблиц

можно внести следующие изменения.

— Удалить или добавить строку заголовков

— Добавить или удалить строку с итогами

— Сделать формат строк чередующимися

— Выделить жирным первый столбец

— Выделить жирным последний столбец

— Сделать чередующуюся заливку строк

— Убрать автофильтр, установленный по умолчанию

В видеоуроке ниже показано, как это работает в действии.

В группе Стили таблиц можно выбрать другой формат. По умолчанию он такой как на картинках выше, но это легко изменить, если надо.

В группе Инструменты можно создать сводную таблицу , удалить дубликаты , а также преобразовать в обычный диапазон .

Однако самое интересное – это создание срезов .

Срез – это фильтр, вынесенный в отдельный графический элемент. Нажимаем на кнопку Вставить срез , выбираем столбец (столбцы), по которому будем фильтровать,

и срез готов. В нем показаны все уникальные значения выбранного столбца.

Для фильтрации Таблицы следует выбрать интересующую категорию.

Если нужно выбрать несколько категорий, то удерживаем Ctrl или предварительно нажимаем кнопку в верхнем правом углу, слева от снятия фильтра.

Попробуйте сами, как здорово фильтровать срезами (кликается мышью).

Для настройки самого среза на ленте также появляется контекстная вкладка Параметры . В ней можно изменить стиль, размеры кнопок, количество колонок и т.д. Там все понятно.

Ограничения Таблиц Excel

Несмотря на неоспоримые преимущества и колоссальные возможности, у Таблицы Excel есть недостатки.

1. Не работают представления. Это команда, которая запоминает некоторые настройки листа (фильтр, свернутые строки/столбцы и некоторые другие).

2. Текущую книгу нельзя выложить для совместного использования.

3. Невозможно вставить промежуточные итоги.

4. Не работают формулы массивов.

5. Нельзя объединять ячейки. Правда, и в обычном диапазоне этого делать не следует.

Однако на фоне свойств и возможностей Таблиц, эти недостатки практически не заметны.

Ниже можно посмотреть видеоурок о Таблицах Excel.

Выпустив Excel 2010, Microsoft чуть ли не удвоила функциональность этой программы, добавив множество улучшений и нововведений, многие из которых не сразу заметны. Неважно, опытный вы пользователь или новичок, найдется немало способов упростить работу с Excel. О некоторых из них мы сегодня расскажем.

Выделение всех ячеек одним кликом

Все ячейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A, которая, кстати, работает и во всех других программах. Однако есть более простой способ выделения. Нажав на кнопку в углу листа Excel, вы выделите все ячейки одним кликом.

Открытие нескольких файлов одновременно

Вместо того чтобы открывать каждый файл Excel по отдельности, их можно открыть вместе. Для этого выделите файлы, которые нужно открыть, и нажмите Enter.

Перемещение по файлам Excel

Когда у вас открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Эта функция также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложениях. К примеру, для переключения вкладок в браузере.

Добавление новых кнопок на панель быстрого доступа

Стандартно в панели быстрого доступа Excel находятся 3 кнопки. Вы можете изменить это количество и добавить те, которые нужны именно вам.

Перейдите в меню «Файл» ⇒ «Параметры» ⇒ «Панель быстрого доступа». Теперь можно выбрать любые кнопки, которые вам нужны.

Диагональная линия в ячейках

Иногда бывают ситуации, когда нужно добавить в таблицу диагональную линию. К примеру, чтобы разделить дату и время. Для этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите «Другие границы».

Добавление в таблицу пустых строк или столбцов

Вставить одну строку или столбец достаточно просто. Но что делать, если их нужно вставить гораздо больше? Выделите нужное количество строк или столбцов и нажмите «Вставить». После этого выберите место, куда нужно сдвинуться ячейкам, и вы получите нужное количество пустых строк.

Скоростное копирование и перемещение информации

Если вам нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выделите ее и наведите мышку на границу, чтобы изменился указатель. После этого переместите информацию в то место, которое вам нужно. Если необходимо скопировать информацию, сделайте то же самое, но с зажатой клавишей Ctrl.

Быстрое удаление пустых ячеек

Пустые ячейки - это бич Excel. Иногда они появляются просто из ниоткуда. Чтобы избавиться от них всех за один раз, выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, вы попадете в меню, которое поможет избавиться от пустых полей.

Расширенный поиск

Нажав Ctrl + F, мы попадаем в меню поиска, с помощью которого можно искать любые данные в Excel. Однако его функциональность можно расширить, используя символы «?» и «*». Знак вопроса отвечает за один неизвестный символ, а астериск - за несколько. Их стоит использовать, если вы не уверены, как выглядит искомый запрос.

Если же вам нужно найти вопросительный знак или астериск и вы не хотите, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставьте перед ними «~».

Копирование уникальных записей

Уникальные записи могут быть полезными, если вам нужно выделить в таблице неповторяющуюся информацию. К примеру, по одному человеку каждого возраста. Для этого выберите нужный столбец и нажмите «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Выберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Не забудьте поставить галочку.

Создание выборки

Если вы делаете опрос, в котором могут участвовать только мужчины от 19 до 60, вы легко можете создать подобную выборку с помощью Excel. Перейдите в пункт меню «Данные» ⇒ «Проверка данных» и выберите необходимый диапазон или другое условие. Вводя информацию, которая не подходит под это условие, пользователи будут получать сообщение, что информация неверна.

Быстрая навигация с помощью Ctrl и стрелки

Нажимая Ctrl + стрелка, можно перемещаться в крайние точки листа. К примеру, Ctrl + ⇓ перенесет курсор в нижнюю часть листа.

Транспонирование информации из столбца в строку

Довольно полезная функция, которая нужна не так уж и часто. Но если она вдруг понадобится, вряд ли вы будете транспонировать по одной. Для транспонирования в Excel есть специальная вставка.

Скопируйте диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку.

Как скрывать информацию в Excel

Не знаю, зачем это может пригодиться, но тем не менее такая функция в Excel есть. Выделите нужный диапазон ячеек, нажмите «Формат» ⇒ «Скрыть или отобразить» и выберите нужное действие.

Объединение текста с помощью «&»

Если вам нужно объединить текст из нескольких ячеек в одну, необязательно использовать сложные формулы. Достаточно выбрать ячейку, в которой будет соединен текст, нажать «=» и последовательно выбрать ячейки, ставя перед каждой символ «&».

Изменение регистра букв

С помощью определенных формул можно менять регистр всей текстовой информации в Excel. Функция «ПРОПИСН» делает все буквы прописными, а «СТРОЧН» - строчными. «ПРОПНАЧ» делает прописной только первую букву в каждом слове.

Внесение информации с нулями в начале

Если вы введете в Excel число 000356, то программа автоматически превратит его в 356. Если вы хотите оставить нули в начале, поставьте перед числом апостроф «’».

Ускорение ввода сложных слов

Если вы часто вводите одни и те же слова, то обрадуетесь, узнав, что в Excel есть автозамена. Она очень похожа на автозамену в смартфонах, поэтому вы сразу поймете, как ей пользоваться. С ее помощью можно заменить повторяющиеся конструкции аббревиатурами. К примеру, Екатерина Петрова - ЕП.

Больше информации

В правом нижнем углу можно следить за различной информацией. Однако мало кто знает, что, нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.

Переименование листа с помощью двойного клика

Это самый простой способ переименовать лист. Просто кликните по нему два раза левой кнопкой мыши и введите новое название.

Часто ли вы пользуетесь Excel? Если да, то у вас наверняка есть свои секреты работы с этой программой. Делитесь ими в комментариях.

Ребята, мы вкладываем душу в сайт. Cпасибо за то,
что открываете эту красоту. Спасибо за вдохновение и мурашки.
Присоединяйтесь к нам в Facebook и ВКонтакте

Microsoft Excel - программа, без которой не обойтись в современном мире. Но многие люди, работающие в ней далеко не первый год, даже не догадываются о некоторых ее полезных возможностях.

сайт собрал 15 приемов, которые упростят вам работу и откроют новые перспективы.

Мгновенное заполнение

Отличная функция, благодаря которой можно избавить себя от долгого заполнения одинаковых по своей сути форм. Например, у нас есть список из десятка фамилий и имен, который мы хотим сократить. И вот, чтобы не заполнять все поля заново, Excel (начиная с версии 2013) предлагает заполнить их сам.

Как перемещаться по файлам Excel

Очень часто при работе с программой приходится открывать огромное количество самых разных файлов. Чтобы быстро перемещаться между ними, достаточно нажать одновременно клавиши Ctrl + Tab . Это, ко всему прочему, работает и в браузерах.

Как быстро перенести информацию

Если вам нужно быстро перенести ячейку или столбец, выделите их и наведите мышку на границу. Ждите, пока указатель сменится на другой. После этого можно смело перетаскивать их куда угодно. Для копирования ячейки или столбца нужно проделать то же самое, только с зажатой кнопкой Ctrl.

Как удалить пустые ячейки

Сделать это довольно просто: выделите нужный столбец, нажмите на вкладку Данные и воспользуйтесь функцией Фильтр . Теперь вы можете выбрать любой столбец и избавиться от пустых полей.

Как скрыть информацию

Эта функция будет полезна всем, кто хочет временно спрятать нужную информацию. С помощью этой опции можно также оставлять какие-то комментарии и заметки, которые не будут перемешиваться с основным текстом. Выделите интересующую вас ячейку, перейдите в меню Формат и нажмите Скрыть и отобразить . Так вам откроются доступные функции.

Как быстро объединить текст из нескольких ячеек

Нажмите на ячейку, в которой вы хотите увидеть результат, и вбейте туда знак «= ». После этого выделите ячейки, которые хотите сложить, ставя перед каждой символ «& ».

Как изменить регистр всех слов

Вы легко можете поменять регистр всей текстовой информации, выбрав необходимую функцию. ПРОПИСН - сделать все буквы прописными, ПРОПНАЧ - сделать прописной первую букву в каждом слове. Функция СТРОЧН , соответственно, делает все буквы строчными.

Как перейти к нужному листу

Все, кто работает с Excel ежедневно, знают, как трудно бывает найти нужный лист, особенно если их количество перевалило за 10. Для быстрого перемещения кликните правой кнопкой по кнопке прокрутки (она находится в нижней левой части экрана). Теперь вы можете перейти на любой нужный лист мгновенно.

Как быстро переименовать лист

Очень простая, но такая необходимая функция. Просто кликните 2 раза по названию листа и впишите новое имя.

Как создать маленькие диаграммы (спарклайны)

В Excel есть прикольная функция, которая позволяет вывести в столбце маленькую диаграмму, отображающую положение дел в других ячейках. Благодаря этой штуке вы наглядно можете показать клиенту или руководителю, что все ваши труды не напрасны и за этот год видны улучшения. Нажмите Вставка , перейдите в группу Спарклайны и выберите опцию График или Гистограмма (что больше нравится).

Как превратить строки в столбцы и наоборот

Бывает, что в самом начале работы с таблицей вы еще не можете представить, как лучше подать информацию - в ячейках или в столбцах. Функция транспонирования облегчит эту задачу. Выделите нужное количество ячеек и скопируйте их, зажав Ctrl + C . Теперь нужно выбрать нужный столбец и вставить данные с опцией Транспонировать .

Как выделить все ячейки

Чтобы выделить все ячейки, не нужно долго прокручивать мышкой. Достаточно будет нажать Ctrl + A или специальную кнопку в углу листа.

Быстрый ввод данных в несколько ячеек

Выделите ячейки, даже несмежные, введите то, что вам нужно, и нажмите Ctrl + Enter . Такой подход работает с датами, строками, числами и даже формулами. Этот способ позволяет сэкономить время как при вводе новых данных, так и при замене уже существующих.

Как восстановить файл, который вы не сохранили

Как же часто случается, что по забывчивости на вопрос: «Сохранить изменения?» - нажимаешь «Нет»! И вот вы уже думаете, что последняя пара часов ушла вникуда. Однако есть отличный шанс восстановить утраченное. В Excel 2010 нажмите на Файл , выберите Последние . В правом нижнем углу экрана появится опция Восстановить несохраненные книги . В версии 2013 года путь такой: Файл - Сведения - Управление версиями .

Прогресс не стоит на месте, и это высказывание актуально и для разработок . Новые версии популярного офисного пакета каждый раз совершенствуются, добавляя функциональности и эргономики во внешний вид.

Одним из мощных инструментов MicrosoftOffice, конечно, считается Excel– электронные таблицы. Зачастую, их потенциал остаётся раскрытым на половину, что приводит к трудностям решения расчётов, сводя всё к рутинной работе. Чтобы Вам было немного легче осваивать этот продукт, предлагаю 20 простеньких советов по работе, :

1. Как открыть несколько электронных таблиц за раз?

Чтобы не открывать каждый файл Excel в отдельности, а в одно действие запустить просмотр перечень требуемых таблиц, выделите ярлыки файлов с помощью курсора и зажатой клавиши «Ctrl» и нажмите «Enter».

2. Как переименовать лист по двойному клику?

Здесь работает тот же принцип что и в системе Windows, когда Вы два раза кликаете по объекту, он становится доступным для переименования (). В Excel также, если два раза щёлкнуть левой кнопкой мыши по названию листа, его можно будет переименовать.

3. Как скопировать уникальные записи?

Такая возможность может быть очень полезной, особенно, когда требуется выделить уникальные записи одного свойства. Например, в столбце «Вес товара» выделить каждое неповторяющиеся цифровое значение. Для этого выберите нужный столбец и нажмите «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Выберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Не забудьте поставить галочку.

4. Как быстро перемещаться по открытым файлам?

Если Вы работаете сразу с несколькими открытыми документами (книгами Excel), то чтобы перейти на следующую нажмите сочетание клавиш «Ctrl + Tab», а чтобы перемещаться по всем книгам, удерживая клавишу «Ctrl», нажимайте «Tab» — пока не достигнете искомой таблицы. Такой принцип присущ для большинства программ и самой операционной системы, например, при перемещении по вкладкам активного окна.

5. Как добавить новые кнопки на панель «быстрого доступа»?

По умолчанию панель «быстрого доступа Excel» Предоставляет три кнопки, это можно исправить и добавить индивидуальный набор функций.

Переходим по пути: Файл — Параметры — Панель быстрого доступа. И выбираем требуемые кнопки для панели, не забывая сохранить изменения.

6. Как добавить диагональное деление ячейки?

Для этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите «Другие границы». Полезная возможность, когда требуется поделить название ячейки или столбца (дата и время).

7. Как добавить в таблицу пустые строки или столбцы?

Добавление одинарной строчки или столбца не вызывает сложностей, а вот что сделать для вставки нескольких пустых строк или столбцов? Выделите нужное количество строк или столбцов и нажмите «Вставить». После укажите место куда должны сместиться ячейки, и у Вас появятся пустые строки.

8. Как быстро скопировать и переместить информацию?

Если Вам понадобится переместить значение одной ячейки в другую, то выделите содержимое первой – двойным кликом и, удерживая левую кнопку мышки, перетяните во вторую. Для того чтобы скопировать значение, проделайте тоже самое, но с зажатой клавишей «Ctrl».

9. Как быстро удалить пустые ячейки?

Нередко электронные таблицы без вашего участия могут создавать пустые ячейки, которые неуместны в ваших расчётах. Чтобы исключить их выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, попадаем в меню, которое поможет избавиться от пустых ячеек.

10. Как получать больше информации?

Многие пользователи Excel, замечали в правом нижнем углу отображение некоторого количества информации. Но не каждый знает, что нажав правой кнопкой мышки, можно настроить эту область (расширить информацию или минимизировать).

11. Как выделить все ячейки одним кликом?

Практически в любом приложении, для выделения всего содержимого, достаточно, воспользоваться сочетанием «Ctrl + A», но в программе Excel помимо этого есть кнопка в углу листа, нажав вы выделите все ячейки одним кликом.

12. Как воспользоваться расширенным поиском?

Во многих программах горячие клавиши «Ctrl + F» вызывают функцию поиска, электронные таблицы не стали исключением. Но поиск можно расширить путём добавления в запрос символов: «?» и «*».Знак вопроса поможет Вам найти по запросу с неизвестным символом, когда по каким – то причинам полное наименование неизвестно. Знак звёздочка будет полезен для поиска с несколькими неизвестными, например, если Вы располагаете только началом значения ячейки.

Если в поисковом запросе требуется найти знаки вопроса или звёздочки, то перед символом укажите: «~».

13. Как воспользоваться навигацией по «Ctrl» и клавиш стрелок?

Воспользовавшись навигационными клавишами клавиатуры (стрелки). При зажатой «Ctrl» можно перемещаться в крайние точки таблицы. Например, зажав клавишу «Ctrl» и клавишу вниз – курсор переместится в крайнее нижнее положение.

14. Как транспонировать информацию столбца в строку?

Редкая потребность в работе с таблицами, но может оказаться актуальна, и тут придётся либо переносить по одной ячейки, либо применить функцию Excel.

Скопируем диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого щёлкните правой кнопкой на нужное место и выбираем «специальную вставку».

15. Как скрывать информацию в Excel?

Немного странная возможность, которая имеет место быть. Вряд ли может пригодится при банальных расчётах, но если выделить определённые ячейки, а после нажать «Формат» — можно выбрать «Скрыть или показать».

16. Как объединить текст по средствам «&»?

Для того чтобы объединить несколько значений, не нужно применять сложных формул. Достаточно, в целевом поле ввести знак равенства, а перед расчётными ячейками поставить знак «&».

17. Как изменить регистр букв?

С помощью специальных формул можно, не только , но и менять регистр всего текста в Excel. Функция «ПРОПИСН» делает все буквы прописными, а «СТРОЧН» - строчными. «ПРОПНАЧ» делает прописной только первую букву в каждом слове.

18. Как ускорить ввод сложных слов?

Если одни и те же данные приходится, достаточно, часто вводить, то функция «Автозамена» в Excel поможет избежать рутинного письма. Здесь работает, многим известный, принцип ввода на смартфонах, например, можно научить программу писать вместо Андрей Евгеньевич – только аббревиатуру «А. Е.» (и наоборот).

19. Как создать выборку?

Если вы делаете соц.опрос, в котором могут участвовать только женщины возрастной категории от 18 до 55 лет. Перейдите в пункт меню «Данные» ? «Проверка данных» и выберите необходимый диапазон или другое условие. Вводя информацию, которая не подходит под это условие, пользователи будут получать сообщение, что информация неверна.

20. Как оставить нули в начале чисел?

Вы могли заметить, что Excel не даёт вносить цифровые значения типа «00000631», вместо этого он обрезает до «631», исключая нули в начале. Чтобы исправить это, перед нулями поставьте знак «’».

Вместо послесловия

Вот такая подборка практических рекомендаций по работе в MicrosoftExcel. Ничего секретного вышеописанное не содержит, но благодаря этому можно, как минимум, узнать об электронных таблицах немного больше, а, как максимум, оптимизировать свою работу!

Будем рады, если дополните своими «секретами Excel» в комментарии!

ВКонтакте

Facebook

Excel - не самая дружелюбная программа на свете. Обычный пользователь использует лишь 5% её возможностей и плохо представляет, какие сокровища скрывают её недра. H&F почитал советы Excel -гуру и научился сравнивать прайс-листы, прятать секретную информацию от чужих глаз и составлять аналитические отчёты в пару кликов. (О"кей, иногда этих кликов 15.)

Импорт курса валют

В Excel можно настроить постоянно обновляющийся курс валют.

Выберите в меню вкладку «Данные».

Нажмите на кнопку «Из веба».

В появившемся окне в строку «Адрес» введите http://www.cbr.ru и нажмите Enter.

Когда страница загрузится, то на таблицах, которые Excel может импортировать, появятся чёрно-жёлтые стрелки. Щелчок по такой стрелке помечает таблицу для импорта (картинка 1).

Пометьте таблицу с курсом валют и нажмите кнопку «Импорт».

Курс появится в ячейках на вашем листе.

Кликните на любую из этих ячеек правой кнопкой мыши и выберите в меню команду «Свойства диапазона» (картинка 2).

В появившемся окне выберите частоту обновления курса и нажмите «ОК».

Супертайный лист

Допустим, вы хотите скрыть часть листов в Excel от других пользователей, работающих над книгой. Если сделать это классическим способом - кликнуть правой кнопкой по ярлычку листа и нажать на «Скрыть» (картинка 1), то имя скрытого листа всё равно будет видно другому человеку. Чтобы сделать его абсолютно невидимым, нужно действовать так:

Нажмите ALT+F11.

Слева у вас появится вытянутое окно (картинка 2).

В верхней части окна выберите номер листа, который хотите скрыть.

- В нижней части в самом конце списка найдите свойство «Visible» и сделайте его «xlSheetVeryHidden» (картинка 3). Теперь об этом листе никто, кроме вас, не узнает.

Запрет на изменения задним числом

Перед нами таблица (картинка 1) с незаполненными полями «Дата» и «Кол-во». Менеджер Вася сегодня укажет, сколько морковки за день он продал. Как сделать так, чтобы в будущем он не смог внести изменения в эту таблицу задним числом?

Поставьте курсор на ячейку с датой и выберите в меню пункт «Данные».

Нажмите на кнопку «Проверка данных». Появится таблица.

В выпадающем списке «Тип данных» выбираем «Другой».

В графе «Формула» пишем =А2=СЕГОДНЯ().

Убираем галочку с «Игнорировать пустые ячейки» (картинка 2).

Нажимаем кнопку «ОК». Теперь, если человек захочет ввести другую дату, появится предупреждающая надпись (картинка 3).

Также можно запретить изменять цифры в столбце «Кол-во». Ставим курсор на ячейку с количеством и повторяем алгоритм действий.

Запрет на ввод дублей

Вы хотите ввести список товаров в прайс-лист так, чтобы они не повторялись. Вы можете установить запрет на такой повтор. В примере указана формула для столбца из 10 ячеек, но их, конечно, может быть любое количество.

Выделяем ячейки А1:А10, на которые будет распространяться запрет.

Во вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Проверка данных».

Во вкладке «Параметры» из выпадающего списка «Тип данных» выбираем вариант «Другой» (картинка 1).

В графе «Формула» вбиваем =СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$10;A1)<=1.

В этом же окне переходим на вкладку «Сообщение об ошибке» и там вводим текст, который будет появляться при попытке ввести дубликаты (картинка 2).

Нажимаем «ОК».

Выборочное суммирование

Перед вами таблица, из которой видно, что разные заказчики несколько раз покупали у вас разные товары на определённые суммы. Вы хотите узнать, на какую общую сумму заказчик по имени ANTON купил у вас крабового мяса (Boston Crab Meat).

В ячейку G4 вы вводите имя заказчика ANTON.

В ячейку G5 - название продукта Boston Crab Meat.

Встаёте на ячейку G7, где у вас будет подсчитана сумма, и пишете для неё формулу {=СУММ((С3:С21=G4)*(B3:B21=G5)*D3:D21)}. Сначала она пугает своими объёмами, но если писать постепенно, то её смысл становится понятен.

Сначала вводим {=СУММ и открываем скобки, в которых будет три множителя.

Первый множитель (С3:С21=G4) ищет в указанном списке клиентов упоминания ANTON.

Второй множитель (B3:B21=G5) делает то же самое с Boston Crab Meat.

Третий множитель D3:D21 отвечает за столбец стоимости, после него мы закрываем скобки.

Сводная таблица

У вас есть таблица (картинка 1), где указано, какой товар, какому заказчику, на какую сумму продал конкретный менеджер. Когда она разрастается, выбирать отдельные данные из неё очень сложно. Например, вы хотите понять, на какую сумму продано моркови или кто из менеджеров выполнил больше всего заказов. Для решения таких проблем в Excel существуют сводные таблицы. Чтобы её создать, вам нужно:

Во вкладке «Вставка» нажать кнопку «Сводная таблица».

В появившемся окне нажать «ОК» (картинка 2).

Появится окошко, в котором вы можете сформировать новую таблицу, используя только интересующие вас данные (картинка 3).

Товарный чек

Чтобы посчитать общую сумму заказа, можно поступить как обычно: добавить столбец, в котором нужно перемножить цену и количество, а потом посчитать сумму по этому столбцу (картинка 1). Если же перестать бояться формул, можно сделать это более изящно.

Выделяем ячейку C7.

Вводим =СУММ(.

Выделяем диапазон B2:B5.

Вводим звёздочку, которая в Excel ­ - знак умножения.

Выделяем диапазон C2:C5 и закрываем скобку (картинка 2).

Вместо Enter при написании формул в Excel нужно вводить Ctrl + Shift + Enter.

Сравнение прайсов

Это пример для продвинутых пользователей Excel. Допустим, у вас есть два прайса, и вы хотите сравнить их цены. На 1-й и 2-й картинке у нас прайсы от 4 и от 11 мая 2010 года. Часть товаров в них не совпадает - вот как узнать, что это за товары.

Создаём в книге ещё один лист и копируем в него списки товаров и из первого, и из второго прайса (картинка 3).

Чтобы избавиться от дублей товаров, выделяем весь список товаров, включая его название.

В меню выбираем «Данные» - «Фильтр» - «Расширенный фильтр» (картинка 4).

В появившемся окне отмечаем три вещи: а) скопировать результат в другое место; б) поместить результат в диапазон - выберите место, куда хотите записать результат, в примере это ячейка D4; в) поставьте галочку на «Только уникальные записи» (картинка 5).

Нажимаем кнопку «ОК» и, начиная с ячейки D4, получаем список без дублей (картинка 6).

Удаляем первоначальный список товаров.

Вводим в колонку сравнения формулу =D5-C5, которая будет вычислять разницу (картинка 7).

Осталось автоматически загрузить в колонки «4 мая» и «11 мая» значения из прайсов. Для этого используем функцию: =ВПР(искомое_значение; таблица; номер_столбца; интервальный _просмотр).

- «Искомое_значение» - это строчка, которую мы будем искать в таблице прайса. Легче всего искать товары по их наименованию (картинка 8).

- «Таблица» - это массив данных, в котором мы будем искать нужное нам значение. Он должен ссылаться на таблицу, содержащую прайс от 4-го числа(картинка 9).

- «Номер_столбца» - это порядковый номер столбца в диапазоне, который мы задали для поиска данных. Для поиска мы определили таблицу из двух столбцов. Цена содержится во втором из них (картинка 10).

Интервальный_просмотр. Если таблица, в которой вы ищете значение, отсортирована по возрастанию или по убыванию, надо ставить значение ИСТИНА, если не отсортирована - пишете ЛОЖЬ.

Протяните формулу вниз, не забыв закрепить диапазоны. Для этого поставьте перед буквой столбца и перед номером строки значок доллара (это можно сделать, выделив нужный диапазон и нажав клавишу F4).

В итоговом столбце отражается разница в ценах по тем позициям, которые есть и в том и в другом прайсе. Если в итоговом столбце отражается #Н/Д, это значит, что указанный товар есть только в одном из прайсов, а следовательно, разницу вычислить невозможно.

Оценка инвестиций

В Excel можно посчитать чистый дисконтированный доход (NPV), то есть сумму дисконтированных значений потока платежей на сегодняшний день. В примере рассчитана величина NPV на основе одного периода инвестиций и четырёх периодов получения доходов (строка 3 «Денежный поток»).

Формула в ячейке B6 вычисляет NPV с помощью финансовой функции: =ЧПС($B$4;$C$3:$E$3)+B3 (картинка 1).

В пятой строке расчёт дисконтированного потока в каждом периоде находится с помощью двух разных формул.

В ячейке С5 результат получен благодаря формуле =C3/((1+$B$4)^C2) (картинка 2).

В ячейке C6 тот же результат получен через формулу {=СУММ(B3:E3/((1+$B$4)^B2:E2))} (картинка 3).

Сравнение инвестиционных предложений

В Excel можно сравнить, какое из двух предложений об инвестировании выгоднее. Для этого нужно выписать в два столбца требуемый объём инвестиций и суммы их поэтапного возврата, а также отдельно указать учётную ставку инвестирования в процентах. С помощью этих данных можно вычислить чистую приведённую стоимость (NPV).

В свободную ячейку нужно ввести формулу =npv(b3/12,A8:A12)+A7, где b3 - учётная ставка, 12 - число месяцев в году, A8:A12 - столбец с цифрами поэтапного возврата инвестиций, A7 - необходимая сумма вложений.

По точно такой же формуле рассчитывается чистая приведённая стоимость другого инвестпроекта.

Теперь их можно сравнить: у кого больше NPV, тот проект выгоднее.