Автоматическое включение режима совместимости. Перемещение по файлам Excel
Для того чтобы начать работу с Microsoft Excel 2010, достаточно щелкнуть на кнопке Пуск. В результате появится окно, отображающее список программ, с которыми вы работали недавно. В этом списке выберите команду Microsoft Excel 2010.
Структура таблицы в Excel
Лист рабочей книги представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов и строк. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита, строки - цифрами.
На пересечении столбцов и строк находятся ячейки. У каждой ячейки есть имя, которое состоит из буквы и цифры. Буква соответствует столбцу, а цифра - строке, на пересечении которых находится ячейка. Например: "A1", "F10" и т.д.
Одна из ячеек таблицы активного листа, с которым в данный момент работает пользователь, выделена рамкой. Эта ячейка называется выбранной. Имя (адрес) выбранной ячейки и ее содержимое отражаются в строке формул. Выбрать ячейку, например, для того чтобы ввести в нее текст, число или формулу, можно щелчком левой кнопки мыши или перемещением маркера с помощью клавиш перемещения курсора.
Excel ввод текста
Для того чтобы ввести в ячейку текст, нужно выбрать эту ячейку с помощью мыши или с помощью клавиш со стрелками и напечатать текст. Набираемый текст отображается одновременно в ячейке и строке редактирования, она же строка формул.
Нажатие клавиши
Ввод чисел, формат ячеек в Excel
Числа в ячейки таблицы вводят обычным образом. При вводе дробных чисел следует использовать запятую. На это следует обратить внимание, т.к. точка используется при записи дат. При вводе в ячейку числа никакие другие символы, кроме цифр, запятой, знака "минус", использовать нельзя. Ввод любого другого символа, отличного от перечисленных, превращает число в строку символов и делает невозможным использование содержимого ячейки для расчетов.
Следует различать число и способ его отображения в ячейке (формат отображения). Число, находящееся в ячейке, или результат вычисления по формуле могут отображаться по-разному. Например, если в ячейку ввести число 1250 и нажать клавишу
Ошибки при вводе чисел в Excel
Типичной ошибкой при вводе в ячейки таблицы дробных чисел является использование точки вместо запятой. Например, если в ячейку ввести 12.3 и нажать клавишу
Ввод даты в Excel
Ячейки таблицы могут содержать даты.
Ввод формул в Excel
Формула задает правило вычисления значения ячейки.
Формула начинается знаком "равно" и в простейшем случае состоит из чисел, имен ячеек и знаков арифметических операций.
Функции в Excel 2010
В формулах можно использовать функции. Функция - это действие, результатом которого является значение. Например, функция "СУММ" вычисляет сумму чисел, находящихся в группе ячеек, которые указаны в качестве параметра функции. Для того чтобы использовать функцию, ее имя надо указать в формуле. Например, формула "=СУММ(D3:D6)" вычисляет сумму содержимого ячеек "D3", "D4", "D5" и "D6".
Программа Microsoft Excel предоставляет пользователю большое количество математических, экономических, логических и других функций. В таблице приведены некоторые из них. Информацию о других функциях можно найти в главе Приложение.
Эту программу можно использовать в следующих целях:
· Бухгалтерский учет. Программа имеет достаточно мощные функции для вычисления финансовой и бухгалтерской отчетности.
· Составление бюджета. В данной программе можно составлять различные виды бюджета для деловых и личных потребностей, например, можно составить маркетинговый бюджетный план.
· Отчеты. В этой программе можно создавать отчеты для анализа и суммирования данных, например, отчеты, измеряющие эффективность проекта.
· Планирование. Программа является отличным средством для создания профессиональных планов.
· Использование календарей. Рабочая область программы имеет вид сетки, поэтому ее можно использовать для создания различных типов календарей, например,календаря финансового года для Отслеживания деловых мероприятий и выдающихся для бизнеса событий.
Окно программы состоит из:
· Панели вкладок (лента), которая расположена сверху окна программы. На ленте расположены определенные наборы команд (функции программы), которые собраны в команды и группы (по умолчанию отображена лента,содержащая 7 вкладок, при запуске программы активной является вкладка «Главная»). При переходе к новым объектам работы (диаграммы формулы),появляются новые вкладки.
· Над панелью вкладок находится панель быстрого доступа, которая включает в себя наиболее используемые команды (по умолчанию - панель содержит кнопку сохранения данных, отмены и повторения действия). Правее находится пиктограмма, нажав по которой левой кнопкой мышки, вы можете открыть список дополнительных задач. Там вы можете выбрать кнопки которые будут отображаться на панели быстрого доступа.
· Ниже ленты вкладок расположены строка имени и строка формул. В строке имени будет отображаться имя активного объекта или ячейки, а в строке формул будет отображаться формула активной ячейки.
Строка имени.
Строка формул.
· Основную часть окна занимает рабочее поле.
· В правом нижнем окне программы находятся команды, которые служат для наиболее выгодного просмотра документа.
Книга в Excel 2010
Книга состоит из:
3 листов - это по стандарту, максимально 255 листов. Каждый лист состоит из ячеек, которые образуются пересечением строк и столбцов. Строки пронумерованы арабскими цифрами (1,2,3), а столбцы большими английскими буквами (А, B, C).
Редактирование таблиц в Excel 2010
Для того, чтобы изменить ширину столбца или высоту строки,нужно вставить между буквами с названиями столбцов или цифрами названиями строк и протянуть в нужном направлении.
Чтобы задать правило заполнение ячеек, нужно ввести данные в 2 смежные ячейки,выделить их и, с помощью маркера заполнения,который находится в нижнем правом углу, протянуть на нужное количество.
Создания формул в Excel 2010
Формула начинается со знака «= », адреса ячеек записываются только на английском языке. Для того, чтобы не записывать адрес ячейки, можно просто при написании формулы выделить ее левой кнопкой мышки.
Как построить функцию в Excel 2010 (как сделать расчеты в Excel 2010)
Программа Microsoft Office Excel представляет собой редактор таблиц, в котором удобно с ними всячески работать. Еще здесь можно задавать формулы для элементарных и сложных вычислений, формировать графики и диаграммы , программировать , создавая настоящие платформы для организаций, упрощая работу бухгалтера, секретаря и остальных отделов, имеющих дело с базами данных.
Как научиться работать в excel самостоятельно
Самоучитель excel 2010 подробно описывает интерфейс программы и все доступные ей возможности. Чтобы начать самостоятельно работать в Еxcel нужно ориентироваться в интерфейсе программы, разбираться в панели задач, где расположены команды и инструменты. Для этого нужно просмотреть урок по данной теме.
В самом верху Эксель мы видим ленту вкладок с тематическими наборами команд. Если подвести курсор мыши к каждой из них, появляется подсказка, подробно описывающая направление действия.
Под лентой вкладок находится строка «Имя», где прописывается наименование активного элемента и «Строка Формул», отображающая формулы либо текст. При осуществлении расчетов строка «Имя» преобразуется в выпадающий список с набором функций по умолчанию. Нужно лишь только выбрать необходимый вариант.
Большую часть окна программы excel занимает рабочая область, где собственно и строятся таблицы, графики, производятся расчеты. Здесь пользователь осуществляет любые необходимые действия , пользуясь при этом командами из ленты вкладок.
В нижней части excel в левой стороне можно переключаться между рабочими областями. Здесь добавляются дополнительные листы в случае необходимости создания разных документов в одном файле. В правом нижнем углу находятся команды, отвечающие за удобный просмотр созданного документа. Выбрать можно режим просмотра рабочей книги, кликнув по одному из трех значков, а также изменить масштаб документа, поменяв положение ползунка.
Основные понятия
Первое, что мы видим при открытии программы – это чистый лист, разбитый на ячейки, представляющие собой пересечение столбцов и строк. Столбцы обозначены латинскими буквами, а строки цифрами. Именно с их помощью создаются таблицы любой сложности, в них осуществляются необходимые расчеты.
Любой видео урок в интернете описывает создание таблиц в Еxcel 2010 двумя способами:
Для работы с таблицами используются данные нескольких типов, основные из которых:
- текстовый,
- числовой,
- формула.
Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячеек, а числовые и формулы – по правому.
Чтобы вписать нужную формулу в ячейку необходимо начинать со знака равно, а затем путем нажатия на ячейки и проставления между значениями в них нужных знаков получаем ответ. Также можно пользоваться выпадающим списком с функциями, находящимся в верхнем левом углу. Они зафиксированы в «Строке Формул». Ее можно просмотреть, сделав активной ячейку с подобным вычислением.
VBA в excel
Упростить работу со сложными массивами данных или повторяющимися функциями в Еxcel позволяет язык программирования, встроенный в приложение Visual Basic for Applications (VBA). Инструкцию по программированию можно скачать в интернете бесплатно.
В Microsoft Office Excel 2010 VBA отключен по умолчанию. Для того чтобы его включить, нужно во вкладке «Файл» выбрать слева на панели пункт «Параметры». В появившемся диалоговом окне слева нажать «Настройка ленты», а затем в правой части окна поставить галочку возле пункта «Разработчик», чтобы в Экселе появилась такая вкладка.
Начиная программировать, необходимо понять, что объект В Excel – это лист, книга, ячейка и диапазон. Они подчиняются друг другу, поэтому находятся в иерархии.
Главенствующую роль играет Application. Далее следуют Workbooks, Worksheets, Range . Таким образом, нужно прописывать весь путь иерархии, чтобы обратиться к определенной ячейке.
Еще одно важное понятие - свойства. Это характеристики объектов. Для Range - это Value или Formula.
Методы представляют собой определенные команды. Они отделяются от объекта точкой в коде VBA. Зачастую при программировании в Excel необходима команда Cells (1,1). Select. Иначе говоря, нужно выбрать ячейку с координатами (1,1), то есть A 1.
Приложение Excel входит в стандартный пакет Microsoft Office 2010 и служит для работы пользователя ПК с электронными таблицами.
Попробую ответить на вопрос о том, как работать в Excel. С помощью этой программы мы в первую очередь создаем книгу Excel, состоящую из нескольких листов. Ее можно создать двумя способами.
На рабочем столе ПК правой кнопкой мыши в контекстном меню выбираем: "создать Лист Microsoft Excel" или "открыть программу с помощью ярлыка и создать новую книгу".
Программа Excel позволяет производить анализ данных, таблицы и сводные отчеты, делать различные математические вычисления в документе при помощи ввода формул, строить профессионально диаграммы и графики, позволяющие анализировать данные таблиц.
Не так уж легко кратко в небольшой статье рассказать о том, как работать в Excel, каковы области применения программы, для чего нужны формулы. Но начнем по порядку.
Перед вами открыта книга, которая содержит пустые ячейки. Перед началом работы с ними внимательно изучите в зависимости от версии. Версия 2010 имеет вверху ленту вкладок. Первая из них - "Главная". Далее расположены вкладки для выполнения задач пользователя: "Вставка", "Разметка страницы", "Формулы", "Данные", "Рецензирование", "Вид "и "Надстройки". Необходимо тщательно ознакомиться с инструментами, располагающимися в данных вкладках.
Обратите внимание на кнопку Office. Она предназначена для вызова команд и находится в окне программы, слева вверху.
Допустим, мы создаем финансовый документ, где можно видеть движение денежных средств, данные о доходах, вычисление прибыли и убытков. Здесь есть возможность производить полный анализ финансовой деятельности. Как работать в Excel для создания такого документа?
Во-первых, вводим цифровые данные в ячейки, которые объединяем в таблицу. Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной. Для этого выделяем ее щелчком мыши и вводим нужную информацию.
После заполнения всего поля оформляем таблицу путем выделения всей рабочей области. В вызванном правой кнопкой мыши, выбираем строку "Формат ячейки". Здесь выбираем инструмент "Границы" и применяем его.
В этом меню доступны и другие команды для редактирования таблиц. Как работать в Excel, вас научит справочник. Ознакомьтесь с ними самостоятельно. Приобретите и внимательно изучите самоучитель, в котором подробно излагаются принципы того, как работать в Экселе-2010. Выбирайте справочник с заданиями, так как теория без практики малоэффективна. Выполняя задания, вы сможете закрепить полученные теоретические знания и быстрее освоить принципы работы в Excel.
Работа с формулами Excel
После оформления таблиц для произведения вычислений в автоматическом режиме (а программа Excel, собственно, и предназначена для этого), необходимо ввести нужные цифры и знаки в строку формул и в саму ячейку. Работа с формулами в Excel - одно из достоинств электронных таблиц. Здесь можно производить любые действия: сложение, вычитание, умножение, деление, извлечение квадратных корней, вычисление функций и логарифмов; можно находить сумму чисел и среднее арифметическое.
Формуле предшествует знак равенства, который ставится в строке формул, а затем в круглых скобках записываются аргументы функции, которые отделяются друг от друга точкой с запятой.
Для более углубленного изучения принципов работы в этой программе нужно пройти специальные курсы. А для начала необходимо только желание изучить правила, позволяющие узнать о том, как работать в Excel.
Макросы позволяют существенно расширить возможности в программе Excel. Они автоматизируют рабочие процессы и берут большую часть рутинной работы пользователя на себя. Просто нужно научится пользоваться макросами и производительность труда возрастет в десятки раз!
Вам даже не нужно быть программистом и знать язык программирования «VBA» чтобы создавать свои макро-программы с помощью инструмента записи макросов.
Сначала надо включить панель разработчика. Для этого в меню «Файл» открываем группу опций «Параметры». В появившемся окне «Параметры Excel» открываем группу «Настройка ленты». Обратите внимание на правую колонку настроек под аналогичным названием «Настройка ленты». В ней следует отметить галочкой опцию «Разработчик» как показано ниже на рисунке:
Теперь нам доступна на ленте новая закладка «Разработчик» со всеми своими инструментами для автоматизации работы в Excel и создания макросов.
Применение VBA и макросов в Microsoft Excel
Макросы – это внутренние приложения, которые берут на себя всю рутинную работу, облегчая жизнь пользователю. Каждый пользователь может создать макрос без знания языков программирования. Для этого существует макрорекодер, который запускается с помощью кнопки «Запись макроса».
В этом режиме все действия пользователя макрорекодер в Excel записывает, переводя на язык программирования VBA-код в автоматическом режиме. После завершения записи мы получаем готовую программу, которая сама выполняет те действия, которые выполнял пользователь при записи.
Как записать готовый макрос в Excel? Очень просто:
С помощью макропрограмм можно увеличить производительность труда пользователя в десятки раз. Но чтобы использовать запись пользовательских макросов на все 100% следует соблюдать простые правила, которые существенно влияют на их качество в момент записи и эффективность при выполнении.
Как работать с макросами в Excel
5 простых советов, которые помогут в создании макросов без программирования. Воспользуйтесь этими простыми советами, которые позволяют быстро и просто создавать качественные макропрограммы автоматически:
1 Правильные имена в макросах.
Присваивайте макросам короткие, но содержательные имена. Когда вы войдете вкус, со временем вам придется создавать много макросов. При выборе в диалоговом окне их легче найти с короткими и содержательными названиями. Система VBA предоставляет вам возможность указать описание к имени. Обязательно используйте ее.
Имя макроса обязательно должно начинаться с букв и не может содержать пробелы, символы или знаки препинания. После первого символа, вы можете использовать больше букв, цифр или нижнее подчеркивание, но максимальная длина имени составляет 80 символов.
2 Используйте относительные (не абсолютные) адреса ячеек
Абсолютный адрес ячейки – это точное местонахождение курсора, когда информация о его размещении записывается в макро-адреса с жесткой привязкой к конкретной ячейке в момент записи. Абсолютные адреса ограничивают возможности макроса, если будут добавляться / удаляться данные на листе Excel или список данных будет становиться больше. Относительные средства не привязывают курсор к конкретному адресу ячейки.
По умолчанию в Excel включен режим «Абсолют», но вы можете изменить его, включив кнопку «Относительные ссылки» расположенную ниже под кнопкой «Запись макроса» на панели инструментов вкладки «Разработчик»:
3 Всегда начинайте запись с курсором в A1
Абсолютный отсчет ячеек, всегда ведется с исходного положения (адрес ячейки А1) – до адреса курсора с вашими данными. Если вы сохранили ваш макрос в книге личных макросов (рекомендуется так и делать), то вы можете использовать свою программу на других листах с аналогичными данными. Независимо от того, где ваш курсор позиционируется, когда вы начинаете запись макроса! Даже если он уже находится в ячейке A1, ваш первый макрос лучше записывать после нажатия клавиш должны быть Ctrl + Home.
Пример: Представьте себе, что каждый месяц вы получаете десятки таблиц из всех филиалов. От вас требуется организовать данные и рассчитать показатели, чтобы произвести еще один ежемесячный отчет. Вы можете записать макрос для выполнения всех этих функций, в том числе открытие и соединение всех листов в одну комбинированную таблицу.
4 Всегда перемещаться с клавиш направления в момент записи макроса
Используйте кнопки со стрелками для управления курсором (Ctrl + Up, и т.п.). Позиционируйте курсор, так чтобы вы могли добавить, изменить или удалить данные внутри таблицы по мере необходимости.
Использование мыши для навигации является более сложным и не так надежным в момент записи. Когда дело доходит до макросов, использовать мышь лучше только для вызова меню.
5 Создавайте макросы для конкретных небольших задач
Держите ваши макросы для небольших специфичных задач. Чем больше программный код в макросе, тем медленнее он работает, особенно если это требуется для выполнения многих функций или рассчитать много формул в большой электронной таблице.
Если вы запустите каждый процесс отдельно, вы можете быстро просмотреть результаты для проверки точности их выполнения.
Если нельзя разбить длинный макрос на короткие приложения, а требуется проверить его функциональность пошагово («отладкой»). Нажмите клавишу F8 каждый раз, когда вы хотите перейти к следующему шагу выполнения задачи. Процесс выполнения программы останавливается, когда он видит ошибку. Вы можете исправить ошибку, которую легко найти с помощью «отладки» или записать по-новому.